Het wordt aanbevolen om contact op te nemen met de indiener van het verzoek. Verzoeken zijn in beginsel vormvrij en de verzoeker hoeft geen belang te stellen. Toch kan het als verstrekkende partij verstandig zijn om contact te zoeken over de precieze informatiebehoefte van de verzoeker en (inzicht te bieden in) het aanleverproces, mogelijke bewerking van de informatie en (bijbehorende) kosten.
- Ga voor uitvoering na of er daadwerkelijk sprake is van een verzoek tot hergebruik en of de Who van toepassing is op de inhoud uit het verzoek.
- Ga na of de verzochte informatie niet al openbaar is gemaakt.
- Kijk of er IE-rechten van derden in geding zijn of persoonsgegevens in het spel zijn.
- Kijk naar de wijze waarop het verzoek moet worden ingewilligd.
Om verzoeken in te willigen is het van belang om voor het verstrekken van overheidsinformatie een strategie te bepalen en hier beleid op te voeren. Inventariseer over de wijze waarop jouw organisatie informatie publiekelijk aanbiedt. In de praktijk is de uitwerking van de Who in grote mate afhankelijk van de manier waarop organisaties hun informatie aanbieden, openheid faciliteren en de wijze waarop de vindbaarheid van informatie is georganiseerd. Zie actieve openbaarheid en hergebruik van overheidsinformatie daarom als dienstverlening die gezamenlijk benaderd en opgepakt kan worden. Openbaarmaking stimuleert hergebruik en vice versa. Neem de eisen voor herbruikbaarheid daarom mee in het openbaarheidsbeleid.
Overweeg verder om hergebruik te automatiseren. Wanneer gegevens al als ‘open data’ worden aangeboden via een portaal, website of API, kunnen verzoeken om hergebruik conform de Who, in veel gevallen automatisch worden afgehandeld. Investeren in het automatisch aanbieden van open data kan daarom verstandig zijn. Verder is het aan te bevelen om hierbij zoveel mogelijk gebruik te maken van open standaarden en API´s. Wees daarnaast duidelijk en transparant over de mogelijke kosten en gehanteerde tariefregels.
De Who heeft als uitgangspunt dat openbare overheidsinformatie zoveel mogelijk herbruikbaar is. Dat is alleen mogelijk wanneer diezelfde overheidsinformatie duurzaam toegankelijk (DUTO) is. We verduidelijken hier wat duurzame toegankelijkheid is, welke methodiek je daarvoor kan gebruiken en welke passende maatregelen je organisatie kan nemen.
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (DUTO) betekent dat deze informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar en interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Deze kenmerken zijn ook essentieel voor hergebruik van overheidsinformatie. Vindbaar betekent bijvoorbeeld dat gebruikers weten waar zij de informatie kunnen vinden. Deze informatie moet vervolgens beschikbaar zijn op een manier die het mogelijk maakt om te hergebruiken, maar ook te interpreteren is zodat duidelijk is wat de betekenis van de informatie is.
De doelen en kenmerken van DUTO vertonen een grote overeenkomst met de FAIR-principes, die hun oorsprong hebben in de wetenschappelijke wereld. FAIR is een afkorting voor Findable (vindbaar), Accessible (toegankelijk), Interoperable (uitwisselbaar)en Reusable (herbruikbaar). FAIR-principes beogen om de herbruikbaarheid van wetenschappelijke data (en daarmee de reproduceerbaarheid van onderzoek) te borgen. De principes leggen de nadruk op de machineleesbaarheid: het vermogen van computersystemen om gegevens te vinden, toegankelijk en uitwisselbaar te maken, en te hergebruiken zonder of met minimale menselijke tussenkomst. DUTO is breder van opzet, specifiek gericht op overheidsinformatie en denkt daarbij ook vanuit legitimiteit. Het biedt een systematiek die leidt tot passende maatregelen voor informatiesystemen van (overheids)organisaties. Hergebruik is daar een onderdeel van. FAIR kan dus binnen DUTO worden toegepast.
Vindbaar betekent dat de gebruiker snel en eenvoudig relevante overheidsinformatie kan vinden tussen alle bewaarde informatie. Als informatie niet gevonden kan worden, dan kan deze ook niet worden (her)gebruikt. Bij voorkeur is informatie op één plaats opgeslagen, met de gebruikelijke zoekfuncties vindbaar en wordt meervoudig gebruik gefaciliteerd. De plek waar de overheidsinformatie gevonden kan worden moet ook bekend zijn.
Gestandaardiseerde metadatering is cruciaal voor de vindbaarheid van overheidsinformatie. MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) is een gangbare (interbestuurlijke en overheidsbrede) norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens over informatieobjecten. Het implementeren en hanteren van deze norm maakt het vinden van overheidsinformatie om te voldoen aan verzoeken tot hergebruik eenvoudiger. Het Stappenplan toepassen MDTO kan organisaties helpen bij het implementeren van de norm. Specifiek, indien jouw organisatie nog gebruik maakt van oudere normen op het gebied van metagegevens (TMLO/TMR) dan biedt de Mapping van TMLO/TMR naar MDTO uitkomst voor een transitie richting MDTO.
Naast het hanteren van metadata standaarden is het verder nuttig om in te zetten op:
- Het bieden van overzicht aan gebruikers waar zij informatie kunnen vinden, inclusief een zoekfunctie.
- Het creëren van een zoekindex op basis van tekstgegevens en metagegevens.
- De implementatie van enterprise search; een functionaliteit voor het zoeken in meerdere systemen die binnen een organisatie in gebruik zijn, en het inzetten op toepassingen van AI en data scientists t.b.v. de vindbaarheid van informatie.
- Het nemen van maatregelen die ervoor zorgen dat informatie alleen vindbaar is voor degenen die daartoe het recht hebben.
- Ervoor zorgen dat informatie na vernietiging niet meer vindbaar of opnieuw te construeren is.
Omdat informatie voor verschillende doelen gebruikt en hergebruikt wordt is het nodig dat deze informatie zoveel mogelijk beschikbaar is in vormen die aansluiten bij de manieren van (her)gebruik. Bij voorkeur kan informatie snel, eenvoudig, op elk tijdstip, op elke plaats, zonder kosten en voor zoveel mogelijk afnemers beschikbaar gesteld worden. Informatie kan openbaar, deels openbaar of niet openbaar zijn. Informatie is soms niet openbaar, omdat deze onderdelen privacygevoelig is of de belangen van de overheid of bedrijven schaden. Een overheidsorganisatie hoeft deze onderdelen niet toegankelijk te maken voor externe afnemers. Van informatie die deels als openbaar is geclassificeerd, wordt het openbare deel ter beschikking gesteld. Bijvoorbeeld door informatie te anonimiseren of te pseudonimiseren. Als informatie wordt aangeboden in een vorm of op een manier die niet aansluit bij het belang van de afnemer, dan kan deze de informatiewaarde niet benutten.
Informatie is leesbaar zonder dat daarvoor speciale toepassingen of hulpmiddelen nodig zijn. Dit betekent dat er gebruik gemaakt wordt van duurzame en open bestandsformaten voor het beschikbaar stellen van informatie. Voor machinematige verwerking van gegevens is het van belang dat het gegevensmodel is beschreven en gestandaardiseerd. Het is daarom aan te bevelen om in te zetten op:
- Het vastleggen van het openbaarheidsniveau van informatie.
- Het bepalen van de informatiewaarde bij de inrichting van een informatiebron door te inventariseren voor welke (potentiële) afnemers, welke vorm van beschikbaarheid nodig is, hoe zich dit in de loop der tijd ontwikkelt en welke eventuele beperkingen van toepassing zijn.
- Het ter beschikking stellen van informatie in een gangbaar en open bestandsformaat.
- Het beschikbaar maken van informatie in bestandsformaten die samenhangen met het doel waarvoor het bestand wordt gebruikt.
- Het voorkomen van leveranciersafhankelijkheid bij het gebruik van een (specifiek) bestandsformaat.
- Het garanderen dat gebruikte bestandsformaten onafhankelijk van hulpmiddelen of speciale toepassingen te gebruiken zijn.
- Het gebruik van gestandaardiseerde gegevensmodellen en gegevenswoordenboeken ten behoeve van machinematige verwerking van gegevens. Het beschikbaar stellen van gegevens in formaten die gangbaar zijn voor machinale verwerking zoals .CSV, XML, JSON.
De maatregelen voor duurzame toegankelijkheid worden het best bepaald op het moment dat informatiesystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. We noemen dit ‘archiveren by design’. Een informatiesysteem omvat niet alleen applicaties, maar ook organisatie, mensen, beleid, randvoorwaarden en architectuur; als deze aspecten zijn meegenomen, kun je passende eisen aan een applicatie stellen, zelfs al bij een aanbesteding.
Met ‘archiveren by design’ zorg je dus dat al in een vroeg stadium passende maatregelen genomen worden om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken. Ook voor het doel van hergebruik kunnen dan al bij het begin vereisten meegenomen worden over bijvoorbeeld het gebruik van open standaarden, machineleesbaarheid, ontsluiting bij voorkeur door middel van API’s. Op deze wijze kan aan eisen uit de Who worden voldaan op een manier die past in het financieel beleid van een (overheids)organisatie en zonder dat de instelling verplicht is om extra kosten te maken.
Het DUTO-raamwerk is een vertaalslag om ‘archiveren by design’ in de praktijk te brengen. De module ‘Ter beschikking stellen’ van dit raamwerk besteedt in het bijzonder aandacht aan (her)gebruik.
Binnen de academische wereld is het gebruikelijk om qua open data te werken met de ‘FAIR’-principes. De richtlijn stimuleert dit, voor zover het gaat om onderzoeksgegevens die beschikbaar worden gesteld door publiek gefinancierde onderzoeksorganisaties.Open data richtlijn
De letters in de afkorting FAIR staan voor :
- Findable – vindbaarheid, het kunnen vinden van de data
- Accessible – toegankelijk, zorg dat de data toegankelijk zijn
- Interoperable – uitwisselbaar, maak de data voor mens en computer begrijpelijk
- Reusable – herbruikbaar, het herbruikbaar maken van data
Om overheidsinformatie geschikt te kunnen laten zijn voor hergebruik, al dan niet naar aanleiding van een Who verzoek, moeten data dus vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar zijn.
Data (F) vindbaar maken kan door metadata toe te voegen en de publicatieplaats een permanente URI te geven en deze vindplaats aan te melden bij het Dataregister van de Nederlandse Overheid | Data overheid.
Het (A) toegankelijk maken van data kan men doen door o.a. technisch laagdrempelig toegang te verlenen tot de vindplaats en de veiligheid van de data en de omgeving te borgen.
Het (I) uitwisselbaar maken van data kan door o.a. uitleg te geven over hoe de data is opgebouwd en gebruikt kan worden of een standaardmethode te gebruiken die bekend is in het vakgebied. Denk aan een .CSV bestand , JSON of HTML. Dit zijn vrij gangbare protocollen en eenvoudiger toe te passen dan onbekende structuren.
Het (R) herbruikbaar maken van data kan men doen door o.a. de licenties vrij te geven of minimaal aan te geven welke licentie erop rust. Deze licenties geven aan wat een hergebruiker mag doen met de data. In de geest van de Open Data Richtlijn zit uiteraard de wens om zoveel mogelijk data in het publieke domein te krijgen, liefst zelfs vrij van auteursrechten. Dit is gezien de auteurswet juridisch niet rechtstreeks mogelijk. Partijen kunnen echter een zogeheten CC0 (Creative Commons nul) verklaring opstellen, waarmee ze volledig afstand doen van de uitoefening van auteursrecht. Met deze CC0 verklaring kan een rechthebbende aantonen dat hij afstand doet van zijn auteursrecht voor zover dit wettelijk is toegestaan.