Intégration des frais professionnels dans la rémunération

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Préambule

Point socio-légal :

Le remboursement des frais professionnels est en principe exonéré de cotisations sociales et d'impôt, selon la logique qu'il s'agit de frais engagés par le salarié pour travailler, et qu'il ne devraient pas lui "coûter" encore plus cher. Lorsque le remboursement s'effectue sur frais réels (avec factures et justificatifs), il est entièrement exonéré.

Cependant, lorsque le remboursement s'effectue au forfait, une partie peut être soumise à cotisation et impôt. C'est le cas lorsque le montant dépasse le plafond d'exonération.

Il y a donc déjà une subtilité : dans certains cas, une part du remboursement de frais professionnels doit être soumise à cotisations et imposition, mais dans la plupart des cas non.

Source : https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/frais-professionnels.html

Contexte de mon-entreprise :

Le modèle social ne gère que 2 types de frais professionnels : les titres-restaurant et les trajets domicile-travail (transports publics, prime de transport et/ou forfait mobilités durables).

Pour le simulateur salarié, on ne se base que sur les remboursement avec allocation forfaitaire. Ce qui soulève déjà 2 points :

• On ne précise pas clairement à l'utilisateurice qu'il ne s'agit pas de remboursements sur frais réels (la documentation explique les primes forfaitaires sur lesquelles on pose des questions mais l'interface du simulateur ne l'indique pas).
• Il peut y avoir des sommes soumises à cotisations (et ce n'est pas non plus indiqué)

Situation actuelle

Calculs

Actuellement les frais professionnels sont intégrés au calcul de la rémunération du salarié de la façon suivante :

• Rémunération brute : inclus

salarié . rémunération . brut:
  somme:
    - contrat . salaire brut
    - avantages en nature . montant
    - primes
    - indemnités CDD
    - heures supplémentaires
    - heures complémentaires
    - frais professionnels

  abattement: activité partielle . retrait absence

• Assiette des cotisations sociales : exclu

salarié . cotisations . assiette:
  somme:
    - sans prévoyance
    - prévoyances . employeur . non déductible socialement
  avec:
    sans prévoyance:
      valeur: rémunération . brut
      abattement:
        somme:
          - rémunération . frais professionnels . déductible
          - contrat . stage . gratification minimale

• Net imposable : exclu

salarié . rémunération . net . imposable:
  valeur: sans déductions
  abattement:
    somme:
      - frais professionnels . déductible
      - exonération prime d'impatriation
      - exonération stagiaires et apprentis
      - heures supplémentaires et complémentaires défiscalisées

• Net à payer avant impôt : soustraction du montant des titres-restaurants (ce qui revient au total à n'avoir ajouté que la part employeur)

salarié . rémunération . net . à payer avant impôt:
  somme:
    - net
    - (- avantages en nature . montant)
    - (- frais professionnels . titres-restaurant . montant)

Les montants "importants" (cotisations, net imposable, net à payer) sont corrects. Cependant la rémunération brute ne devrait pas inclure les frais professionnels.

Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2408

C'est d'autant plus problématique lorsqu'on regarde la fiche de paie.

Fiche de paie

Il est difficile de trouver une source fiable, claire et exhaustive sur la présentation de la fiche de paie mais d'après le tableau ci-dessus et Légifrance, le remboursement des frais professionels devraient être :

• exclu de la partie "Salaire brut"
• inclus dans la partie "Salaire net"

Actuellement, ils ont une ligne dédiée dans la partie "Salaire brut" et avec la nouvelle présentation de la fiche de paie, ils en ont aussi une dans la partie "Salaire net".

Solution

Cas général

Dans le cas où les remboursements sont totalement exonérés c'est simple, il faut :

• supprimer frais professionnels de la rémunération brute
• supprimer la ligne frais professionnels dans "Salaire brut"
• ajouter frais professionnels . trajets domicile-travail . employeur au net à payer avant impôt
• afficher le total de ces remboursements sur des lignes dédiées dans "Salaire net"

Cas particulier

Cela se complique si les montants dépassent les plafonds d'exonération.

En effet, puisque l'excédent doit être soumis à cotisations, il semble logique de l'inclure à la rémunération brute. Sans cela, on aurait des cotisations basées sur un élément placé plus bas dans la fiche de paie, alors qu'on s'attend à pouvoir la lire linéairement de haut en bas.

Mais, même si c'est peut-être le plus juste d'un point de vue comptable, il serait étrange de découper ces sommes en 2 et d'en placer une dans "Salaire brut" et l'autre dans "Salaire net".
Par exemple pour un abonnement à 100 €/mois, remboursé à 100% on aurait 25 € dans la section "Salaire brut" et 75 € dans la section "Salaire net" alors qu'on s'attendrait à retrouver une seule ligne à 100 €, ou au moins les 2 lignes côte à côte.

Maintenant la question à 1 million : qu'en pensez-vous ?

[johangirod]

Mais, même si c'est peut-être le plus juste d'un point de vue comptable, il serait étrange de découper ces sommes en 2 et d'en placer une dans "Salaire brut" et l'autre dans "Salaire net".
Par exemple pour un abonnement à 100 €/mois, remboursé à 100% on aurait 25 € dans la section "Salaire brut" et 75 € dans la section "Salaire net" alors qu'on s'attendrait à retrouver une seule ligne à 100 €, ou au moins les 2 lignes côte à côte.

C'est exactement la raison du comportement actuel. Pour éviter d'avoir à « découper » les remboursements de frais, on a préféré les intégrer en entier à la « rémunération brut » et les soustraire la part déductible pour calculer l'assiette des cotisations.

Mais je comprends la démarche. On pourrait imaginer avoir d'autres variables pour mieux découper :

• rémunération brut totale : comprends touts les éléments du salaire, y compris les remboursements de frais exonérés. À noter, RF paye parle de rémunération brute fiscale pour ce montant
• salaire brut total : pareil, sans les éléments désocialisés
• salaire brut de base : le salaire

A l'époque, on avait choisi de parler de rémunération plutôt que de salaire pour insister sur le fait qu'elle pouvait être constituée d'éléments non pécuniaires (avantage en nature). On pourrait remettre cela en question.

Bref, plein de possibilités, et clairement des marges d'améliorations :)

Petit tip : ne pas hésiter à explorer RFPaye pour comprendre la norme comptable et législative en vigueur. Les codes de connexion se trouvent ici : https://github.com/betagouv/compta-mon-entreprise/issues/1 (ligne Dictionnaire paye)

[liliced]

C'est exactement la source qu'il me manquait, merci beaucoup ! 🙏

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À noter que pour les frais de transport publics, ils sont exonérés à 100% des cotisations sociales (mais pas plus que la part obligatoire de 50% pour l'impôt sur le revenu) :

Exonération dans la limite des frais réels - Rien n’interdit à l’employeur de prendre en charge le coût des abonnements aux transports publics au-delà de l’obligation légale de 50 %.
Dans ce cas, la participation facultative au-delà de 50 % est exonérée de cotisations dans la limite des frais réellement engagés

Source : https://rfpaye.grouperf.com/dictionnaire/paye/20120403142302610.html#s15

(pour 2022 à 2024 c'est jusqu'à 75% qui sont exonérés d'impôt)