Die Aufnahme eines Patienten in einer Arzt-/ Zahnarztpraxis oder in psychotherapeutischen Praxen folgt typischerweise einem standardisierten Prozess, der je nach Art der Praxis und organisatorischen Abläufen leicht variieren kann. Um eine Behandlung durchführen und abrechnen zu können ist in jedem Fall die Herstellung des Behandlungskontextes sowie der sich daran anschließende Abruf der Versichertenstammdaten (VSD) notwendig. Für jeden Versicherten wird ein Patientenstammblatt angelegt (der Begriff kann variieren und ist nicht mit der elektonischen Patientenakte zu verwechseln) die alle relevanten medizinischen und administrativen Daten enthält. Das Patientenstammblatt ist integrativer Teil des Primärsystems und dient sowohl der Dokumentation als auch der Nachverfolgbarkeit des Behandlungsverlaufs und ist für eine korrekte Diagnose, Therapie und Nachsorge unerlässlich. Für Versicherte, die der Praxis noch nicht bekannt sind wird ein Patientenstammblatt im Zusammenhang mit dem Abruf der VSD angelegt. Existiert zum Versicherten bereits ein Patientenstammblatt wird diese im Laufe der Behandlung fortgeschrieben und aktualsiert. Der Abruf der VSD muss immer beim ersten Besuch des Versicherten im laufenden Quartal durchgeführt werden. Auch bei Folgebesuchen im entsprechenden Quartal soll der LE einen Abruf der VSD durchführen, um auch unterquartalige Änderungen in den VSD im PS zu dokumentieren. Das PS muss zudem auch den bei jedem Abruf mitgelieferten Prüfungsnachweis für Abrechnungsunterlagen speichern.
Die Versorgung innerhalb eines Krankenhauses unterscheidet sich vom niedergelassenen Sektor in sofern, dass eine Aufnahme des Versicherten an verschiedenen Stellen erfolgen kann.
Der Abruf der VSD im Rahmen der Aufnahme oder Erfassung erfolgt hier
- in der ambulanten Versorgung durch einen für die ambulante Versorgung ermächtigten Arzt
- in der Notaufnahme der Rettungstelle für eine Akutversorgung (z.B. Einlieferung durch den Rettungswagen oder Selbsteinweisung des Versicherten)
- in der Zentralaufnahme bei der stationäre Versorgung (geplante Einweisung auf Grundlage eines Einweisungsscheins)
Apotheken benötigen für die Versorgung eines Versicherten im Rahmen der Bereitstellung von Medikamenten keine Stammdaten. Der Abruf der VSD kann die Apotheken aber in ihren prozessualen Abläufen unterstützen, z.B. durch das Anlegen und Befüllen eines Kundenstamms.