ROI, round 6

[nicolasdb]

Le renouveau

de la communauté demande une mise à jour du règlement.

pour pas réinventer la roue, et parce que contrairement à ce que la plupart pense, ce règlement existe (partiellement au moins) au travers de mes multiples tentatives et propositions, mais n'a jamais été validé par un processus communautaire.

Les sources et différentes tentatives:

2017: introduction à OF

• Nouvelle gestion membres openfab#22
• Démarrage de la gamification : manuel de jeu openfab#122
• https://github.com/Ginsburg/gamification-fablab/blob/manuel/manuel-de-jeu.md

2018:

• Ecriture commune de la vision et prépa AG + nouveau CA openfab#216
• new roi openfab#218
• ROI
  https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/master/_space/asbl/00RTFM-OF.md
• Manifesto
  https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/master/_space/asbl/manifestoV2.md
• gestion des chutes
  #4: "BE THOROUGH". By Tom Sachs openfab#241
• scenario welcoming New User openfab#233

2019:

• les guildes
  https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/master/_space/guildes-openfab.md
• teamjob
  Evolution OF 2019 openfab#245

2020:

• fiche d'inscription papier.
  https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/master/registration.md
• inscription en ligne
  [dev] Mise à jour du contenu siteweb + inscription.  openfab#263
• liste des tâches OF
  [Gestion] Description des tâches actuelles openfab#266

2021:

• Révision avec mise en page sur gitbook, pour sortir du cadre github.
  https://openfab.gitbook.io/rtfm/gouvernance/code-de-conduite

[nicolasdb]

Le site web (public)

son code source est ici : https://github.com/openfab-lab/app-membres

ya même un wiki: https://github.com/openfab-lab/app-membres/wiki/Usage

la doc (public)

sur les machines et tuto, ici : https://github.com/openfab-lab/toolsDocs

la job board (privé)

https://github.com/openfab-lab/JobBoard

• https://github.com/openfab-lab/JobBoard/issues/55

concept de l'interface web.

Côté public (externe)

par exemple, sur le site web

1. une galerie des réalisations
2. le formulaire de contact pour soliciter une nouvelle réalisations.

côté membres (interne)

Automatisation de l'annonce.

1. Le formulaire génère une issue sur le REPO "Jobboard" réservé aux membres (sur conditions?)
2. prise en charge du job par XX ou XY
3. documentation en markdown selon modèle, avec résumé du job, le prix moyen tvac et une photo représentative.
4. publication d'une nouvelle réalisation via PullRequest sur le site web.

[nicolasdb]

Exemples:

• OUFTI (ROI).pdf

Le Règlement d’ordre intérieur (ROI) est un document qui encadre les relations humaines qui se
trament dans notre coopérative.
Le ROI décrit les règles du jeu collectif. Il nous offre un cadre commun dans lequel chacun à un
rôle à prendre. Pour être ce cadre commun qui fait référence, ces règles doivent être explicites,
formalisées, et accessible à tout membre de l'organisation.

• microfactory
  https://www.microfactory.be/en
  Leur wiki n'est plus accessible, mais je m'en étais inspiré

[nicolasdb]

avec @mad025

1. introduction Openfab

Rappel du contexte DIY du lab, à qui on s'adresse et ce qu'on peut offrir.

mise à jour du scénario d'accueil

openfab-lab/gamification-fablab#3

abonnement vs cotisation

• rappel de la finalité d'une asbl, de son but social.
• définition abonnement
• définition cotisation

2. conditions d'inscription

tarifs

• où sont les documents?
• Rappel ! facturation automatique à partir du ../../.. jusqu'à résiliation explicite de l'inscription
• donner des "user cases" comme exemples concret.
  Je m'inscris au level 2, je paye 3 mois minimum (60€), après les 3 premiers mois je paye 20€/mois facturé automatiquement jusqu'à résilitation. Je peux résilier mon inscription à tout moment après le délai des 3 premiers mois minimum.
  Un mois entamé est un mois facturé, il n'y a pas de remboursement des mois entamés.

!! Préciser la règle de date de facturation. à partir de quand facture t-on si l'insription se fait 1, 2 ou 3 semaines après le 1er du mois.

pause et changement de level.

• Puis-je mettre ma cotisation/abo en pause?
  • Si oui, comment?
  • durée fixe o uindéterminée? quid après?
• donner des "user cases" comme exemple concret.
• le souhait de changement de niveau doit être annoncée par mail à contact@openfab au minimum 7 jours avant le nouveau mois.
• le nouveau level prend effet à partir du début du mois suivant, en même temps que la nouvelle facturation.

résiliation

• formulaire ou méthodo de résilitation
  Les factures sont émises automatiquement à partir du 1 de chaques mois.
  La demande de résilitation doit être annoncée par mail à contact@openfab au minimum 2 jours avant le nouveau mois.
• donner des "user cases" comme exemple concret.

méthodo

• Fiche d'inscription:
  https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/master/registration.md
  

Nous considérons que la condition de résiliation est en fait assez clairement précisé sur la fiche.
Mais il serait bien de rappeler les conditions de pause et d'arrêt sur le template de facture. C'est possible d'ajouter une note sur zoho.

• Donner un double d'office à la personne.
  La permanent fait un scan de la fiche signée et l'envoi sur contact@openfab

Un template de mail de bienvenue sera à produire. Ce mail sera accompagné du scan.

note1 : pouvoir inscrire quelqu'un = condition de permanente 
note2 : tuto scan avec l'imprimante A3
note3 : scan > mail perso > mail contact@openfab = trace de qui a réalisé l'inscription, à titre informatif

• envoi d'un mail de bienvenue avec le scan, et un "getting started" des liens utiles.

[nicolasdb]

WHY?

Le cadre associatif demande :

• qu'une documentation soit facilement accessible.
• que l'édition collective du contenu soit possible, avec validation par les pairs des textes.
  comme par exemple avec la mécanique de pull request sur git

WHERE???

Gitbook est une plateforme de documentation intégrée avec github,
Sa mise en page très classique et sa navigation est compréhensible avec une table des matières à gauche et un chapitragre à droite.

GitHub and GitLab integrations also means developers can commit directly from repositories, making it easy to maintain and update docs.

https://openfab.gitbook.io/rtfm/

[nicolasdb]

ou bien
https://readthedocs.org/

[mad025]

Je valide

…

-------- Original Message --------

On Nov 23, 2022, 10:35, Nicolas de Barquin wrote: insistons aussi sur le moyen de paiement.

[nicolasdb]

Comment prouver la réalité et le paiement d’une facture ?
https://www.monastucesetconseils.be/2016-02/comment-prouver-la-realite-et-le-paiement-d-une-facture-WAACIMAR_EU22080701

Bon, pour ma part, je ne trouve pas d'exemple, mais par expérience (négative) lorsqu'une facture est a payée et qu'il y a problème, c'est à celui qui doit l'argent de prouver que c'est bien payé. Pas l'inverse.
Donc, dans ce cas-ci, ce n'est pas à Syntonie de mener l'enquête. Si un membre a payé, il lui est bcp plus simple de vérifier ses extraits de compte et d'en fournir une preuve.
et en même temps, de vérifier qu'il n'y a pas eu d'erreur dans le n° de compte.

[doegox]

Indiquer noir sur blanc que non, les quotas de gratuité des L3 ne sont pas reportables et accumulables d'un mois à l'autre.

[doegox]

Indiquer qu'il ne faut pas se fier aux informations transmises oralement par d'autres membres, seuls les documents d'Openfab (ROI, feuille de tarifs,...) font foi et il est de la responsabilité de chacun d'en connaître la dernière version à tout moment.
(cf les EULA genre "[...] may update, modify or amend (together, “Revise”) this EULA from time to time, including any referenced policies and other documents."

[doegox]

La facturation du membership se fait toujours sur des mois complets (sinon ingérable)
Clarifier entre nous à partir de quelle date du mois on considère que le membre doit payer son premier mois ou non.
Genre

• j'arrive le 5/12, je paye mes 3 mois comme étant décembre-janvier-février
• j'arrive le 25/12, le lab m'offre une semaine et je paye mes 3 mois comme étant janvier-février-mars
• j'arrive le 15/12, on fait quoi ?? :)

[doegox]

Rappeler le rôle de membre effectif, que cette possibilité existe pour tout membre en ordre de cotisation, et les conditions pour faire la demande.
Accessoirement, se faire une liste des membres effectif dans la farde et dans un champ supplémentaire sur Zoho, c'est une obligation légale.

[doegox]

Il y a eu des discussions avec un membre qui souhaitait mettre en pause (indéfiniment) son L3 (et donc tout suspendre).
Pour l'instant, et à mon avis ça doit rester ainsi, on ne peut juste pas se permettre de réactiver son L3 (ou L2) à la demande le mois où ça nous intéresse. Ma compréhension actuelle c'est: (L0=pas membre)

• a) L0 -> L2/L3: L2/L3 pour minimum 3 mois et les payer d'avance
• b) L1 -> L2/L3: L2/L3 pour minimum 3 mois et les payer d'avance
• c) L2 -> L3: L3 pour minimum 3 mois (et les payer d'avance?)
• d) L3 -> L2: ok
• e) L3/L2 -> L1: L1 offert la première année, si le dernier mois de L3/L2 il n'y a pas eu d'utilisation (*)
• f) L3/L2/L1 -> L0: ok, la personne n'est plus membre

(*) Traditionnellement, lorsque quelqu'un souhaite arrêter et qu'il n'a pas fait usage de son dernier mois, on lui propose de passer en L1 gratuitement la première année.
Ça permet de rester membre, d'avoir le droit de venir aux Councils (et à l'AG si membre effectif) et de nous soutenir un petit peu :)

Plus tard, le membre peut repasser en L2 ou L3 aux conditions habituelles de ne pas redescendre de niveau pour les 3 premiers mois.

Éventuellement on peut décider en Council qqch du genre un membre peut suspendre sa cotisation 2 mois par an (typiquement pour les vacances) mais pas plus, et si il est L2/L3 depuis un an (pour éviter des combines genre je fais 3 mois L3, 2 mois de pause, 1 mois hop je reviens L3 profiter des 80€ de laser puis j'arrête tout. Voire j'étale 3 mois sur 5 puis disparais)

[doegox]

Règles sur qui doit payer immédiatement sur place ? Genre nouveau membre, ptêt aussi consos des L1 qu'on ne voit pas souvent?
Pour les autres, sauf si le membre souhaite régler rapidement, c'est plus simple d'attendre le relevé des consos (mensuel, on va essayer de s'y tenir...) pour émettre les factures.

[doegox]

Pas nécessairement pour ROI proprement dit mais quand même:
on n'a pas encore trop eu le cas de consommation de matériaux non plus, donc on a rien défini sur comment faire :) Il faudrait que nous ayons des tarifs affichés, genre il faut que les gens sachent d'avance que l'A3 leur coûtera 3€, puis il faudra noter la conso de matériel, là le plus simple me semble-t-il est de l'indiquer sur une nouvelle ligne sur la feuille de conso de la machine et comme ça ce sera pris en compte sur la facture consos mensuelle. là je ne fais que réfléchir tout haut, je vais noter ça ds les drafts du ROI pour ne pas oublier.

[doegox]

Préparer une petite TODO dans le classeur sur comment accueillir un nouveau membre, genre

• intro
• fournir tarifs, ROI, fiche d'inscription. Expliquer les tarifs de base selon les niveau.
• la personne doit lire la fiche, il peut éventuellement la prendre avec lui pour la ramener complétée. Vérifier que les 2 faces sont complétées ! (à terme on fera signer le ROI aussi)
• on ne met la fiche avec les autres que quand le membre a payé son niveau, le plus simple si virement mobile sur place (ça évite d'avoir des inscriptions fantômes de gens qui ne payent/reviennent jamais)
• ajouter le numéro de membre sur la fiche
• envoyer à Phil ou [email protected] de quoi facturer: Numéro de membre, nom complet, email, tel, niveau choisi, renseignements pro (TVA, adresse, TVA 0% Europe?) si besoin.
• donner le QR pour rejoindre le groupe WhatsApp
• ajouter le membre au tableau qui est sur le mur

[doegox]

Ajouter à la fiche d'inscription et à la liste des tarifs la nécessité de payer les 3 premiers mois d'avance pour les nouveaux L2 et L3

[nicolasdb]

J'ai reçu les statuts et le roi du fablab de Pernes.
Ils sont détaillés au niveau tarifs et très proches de nos fonctionnements. Bien qu'il manque quelques infos sur les inscriptions/pauses, ils concidèrent aussi les conditions d'usage machine via des habilitations (badges) et aussi l'usage de crédit machine (valeur 1€/credit). C'est super. :)
Je les ajoute sur le drive comme références.

[nicolasdb]

condition d'usage des machines

Pas d'emprunt, usage local uniquement. Les machines sont partagées et doivent être accessibles quand on en a besoin.
Dans le cas d'exception... ça doit être communiqué et justifié.

Un exemple: J'ai déjà emprunté la visseuse bosch pour un week-end au chalet parce qu'elle est légère et facile à transporter en train. Mais j'avais fait l'échange avec ma visseuse plus lourde, pour ne pas pénaliser ceux qui ont besoin.

[nicolasdb]

Voici un paragraphe de règlement d'ordre intérieur concernant la location du fablab:

Location du fablab pour des événements privés

Le fablab peut être loué pour des workshops, événements et formations privées pour un montant de 150€ par jour. La location du fablab comprend l'accès exclusif à l'ensemble du local et de ses équipements pendant une journée complète de 8h à 18h.
Conditions de location standard:

• Réservation minimum 1 mois à l'avance. La réservation ne sera effective qu'après versement d'un acompte de 50% du montant total.
• Le locataire s'engage à maintenir le fablab et les machines en bon état de propreté et de fonctionnement. Toute dégradation sera facturée.
• Le fablab fournit l'électricité, l'accès Internet et la climatisation. Le locataire devra apporter son propre matériel (ordis, vidéo-projecteur, etc.)
• Le fablab décline toute responsabilité en cas de vol ou d'accident durant la location du local.
  Procédure de réservation:

1. Vérifier la disponibilité du fablab sur le calendrier en ligne et envoyer un email pour réserver une date provisoire.
2. Remplir le formulaire de réservation et le renvoyer signé par email, avec la preuve de versement de l'acompte.
3. La réservation définitive sera confirmée par email dans un délai de 3 jours ouvrables. L'acompte ne sera encaissé qu'à ce moment.
4. Le solde devra être payé au plus tard 1 semaine avant la date de location prévue.
5. Un état des lieux entrant et sortant sera effectué le jour de la location pour vérifier l'état du fablab. Le cas échéant, des frais supplémentaires pourraient être facturés.

j'ajouterai un détail sur la conso machine/ matériaux :
Est-ce que l'usage des machines est inclu? comme par exemple l'usage de la découpeuse laser?

[Olly732]

J'ai pas encore tout relu ... mais j'ai commencé !!! Par rapport à la location, il faudrait peut-être aussi qqu chose sur un nombre d'entrants/participants? Et un truc sur la durée? Peut-être un maximum de jours d'affilée?

[Olly732]

Etienne ;)

[doegox]

Question sur la possibilité d'une autre asbl à se faire membre.
Les status le permettent :Les membres adhérents​ sont des entreprises, personnes morales ou personnes physique
Les entreprise et personnes morales mandateront au moins une personne physique pour les représenter dans
l'association. Le statut de membre adhérent octroie des avantages, tel que précisés dans le règlement d’ordre intérieur.

=> ROI il faudra préciser le cas des personnes morales, genre une seule personne physique désignée par la personne morale peut bénéficier des mêmes avantages que les membres personnes physiques