Minutes 2025

[Guilherme-Amorim-EE]

Annual Plan [1] (06/01/25)

Organização Geral do Capítulo

Gerenciamento via GitHub

• Portfólio do Capítulo;
• Familiaridade de todos os membros com GitHub - a maioria das informações estarão lá;
• Abas de Project servirão como tracking de projetos, eventos e da própria diretoria via Kanban e Roadmap (o que e quando fazer);
• Um Project deve ser aberto para cada repositório de projeto ativo;
• Discussions servirão para documentação de histórico de acontecimentos, como a timeline e as atas;
• A criação de repositórios é livre para as pessoas do capítulo;

Laços e Conexões

• Reaproximação do capítulo com seu Advisor e com o Advisor do Ramo;
• Aproximação do LIEC;

Entrada de Voluntários

• A entrada poderá acontecer via TrainIEEE ou Apadrinhamento;
• O Apadrinhamento será um processo de acolhimento de um voluntário por um membro da diretoria de forma a apresentá-lo o capítulo, o laboratório, projetos e as pessoas que compõem a organização. Esse processo se alinha com os valores de solidariedade, acolhimento e proatividade do capítulo, promovendo uma experiência mais individual, com mais acompanhamento, comprometimento e eficiência em tempo de ação e integração do voluntário;
• Condições para o Apadrinhamento:
  • NÃO serão apadrinhados nenhum voluntário em processo de TrainIEEE;
  • O número de apadrinhados por membro da diretoria é de escolha do prórpio, não podendo ultrapassar de 3;
  • Após 1 mês de integração, em que as atividades são escolhidas em consenso entre o padrinho e o apadrinhado, o voluntário terá de assinar um termo de voluntariado e irá receber um cartão de voluntário para oficializar sua entrada no capítulo;
  • No termo de voluntariado constam os direitos e deveres do apadrinhado como um futuro voluntário.

Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião às 15:55, sendo esta ata lavrada por Guilherme A. Sampaio.

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[Jo4odqz]

Annual Plan [2] (08/01/25)

Tesouraria

• Elaboração e atualização da planilha de fluxo de caixa;
• Estratégias de divulgação e incentivo a membresia, tal como o plano de divulgação¹;
• Planilha de controle de bens.

¹ Recrutar pessoas para a divulgação de eventos, link de afiliado para trazer pessoas para o evento, de maneira a pagar a inscrição do respectivo afiliado.

Secretaria

• Ampliação e melhor utilização dos recursos e ferramentas Google;
• Manutenção do acervo de mídia do capítulo;
• Criação de templates de documentação e projetos;
• Automação da confecção de atas.

Coordenação de Atividades

• Feedback positivo dos Workshops em 2024
• Reviver a RAS Week, ou outros eventos que proporcionem a interação entre as RASes;
• Sugestões de atividades para o ano de 2025:
• Eventos em colaboração com o IEEE
  • CoffIEEE;
  • IEEEHour;
  • TrainIEEE.
• Hackathon;
• Capacitações:
  • ROS 2;
  • Visão Computacional;
  • ESP32;
  • MATLAB / Simulink;
  • Gêmeos Digitais;
  • RAS 101;
  • RAS OnBoarding.
• Workshops:
  • Carrinho de Tração Diferencial;
  • Seguidor de Linha;
  • Inteligência Artificial;
  • Mapeamento;
  • Fusão de Sensores;
  • Física para Robótica;
  • Visão Computacional;
  • Redes de Computadores;
  • Impressão 3D;
  • Veículos de Braitenberg;
  • Navegação Autônoma;
  • Modelagem 3D;
  • Automação Residencial;
  • Carreira.
• Visitas técnicas:
  • INSA;
  • VIRTUS;
  • Parque Tecnológico;
  • SESI;
  • Vitamilho.
• Café com Robótica;
• Competições;
• Projetos de Extensão:
  • Visitas em Escolas;
  • Projetos Humanitários.
• Retomar atividades de lazer como a jogatina.

Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião às 17:00, sendo esta ata lavrada por João Pedro Dantas de Queiroz.

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[Jo4odqz]

Annual Plan [3] (10/01/2025)

Coordenação de Marketing

• Manutenção:
  • Templates para mídias (seguindo o padrão IEEE);
  • Criação do Brand Guidelines¹
  • Linktree;
• Mudanças:
  • Esforço coletivo para o registro dos momentos do capítulo;
  • Organização do acervo de mídias;
  • Maior antecedência com a divulgação;
  • Camisas exclusivas para membros (gratuita mediante a comprovação de membresia).

¹ Criação de um manual de identidade de marca do IEEE RAS UFCG, com o intuito de nortear as próximas gestões a respeito do que se deve ou não ser utilizado no marketing do capítulo, além de manter tais informações atualizadas.

Webmaster

• Adicionar as novas informações sobre projetos e apadrinhamento;
• Mudanças:
  • Atualização constante;
  • Integração com as redes sociais do capítulo;
  • Remoção/Substituição de partes em desuso.

Coordenação de Projetos

• Idéias:
  • Criação e manutenção de equipes de competição;
  • Estudo de teleoperação com manipuladores robóticos;
  • GoRASGo;
  • MoCapRasp;
  • Digital Lab;
  • TutoriRAS.
• Mudanças:
  • Nova metodologia para a seleção de integrantes em projetos (necessário apadrinhamento);
  • Flexibilidade ao padrinho e ao afilhado;
  • O voluntário deverá permanecer no projeto até pelo menos completar as primeiras metas estabelecidas;
  • Documentação de tudo que for realizado.

Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião às 16:15, sendo esta ata lavrada por João Pedro Dantas de Queiroz.

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[Guilherme-Amorim-EE]

Annual Plan [4] (15/01/2025)

Organização do Calendário para o Annual Plan

Organização Feita com Tabela em DOCS Google

• Feita em conjunto de todos integrantes que compõem a diretoria, o Annual Plan 2025;
• Realizada a separação por Meses com os seguintes subtópicos:

1. Datas;
2. Nome da Atividade;
3. Descrição;
4. Categoria;

• Reimplementação das seguintes atividades:

1. TutoriRAS, para informar e divulgar os projetos realizados em laboratório, sendo os responsáveis diretos por essa atividade, os coordenadores de projetos com apoio da coordenação de marketing;
2. Capacitações para membros e voluntários;
3. Jogatina da RAS, para aproximar ainda mais os participantes da RAS 2025;

• Ao fim da reunião, a Tabela foi revisada e aprovada por todos os membros da diretoria de 2025.

Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião às 18:00, sendo esta ata lavrada por Guilherme A. Sampaio.

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[Guilherme-Amorim-EE]

Reunião de Planejamento ENRON III (28/01/2025)

Finalização para Pendências do Evento

• Revisão do Kanban organizacional Kanban ENRON III;
• Feita análise de pendências para Secretaria e Tesouraria do evento, bem como resoluções e propostas;
• Planejamento para Coffe-Break fechado;
• Continuação do plano moradia para convidados.

Criados planos de contingência

• Executou-se um brainstorm para levantar soluções para possíveis problemas, mesmo que não necessariamente venham a ocorrer;
• Análise de capacidade de compra e/ou aluguel de equipamentos para atender a essas soluções Itens de Contingência
• Análise do planejamento do evento, bem como de sua flexibilidade em realocação de atividades.

Itens para Plano de Contingência

1. Amplificador + Microfone
2. Datashow
3. Refletor de Luz
4. Mesas de Plástico
5. Descartável
6. Gerador
7. Palestrantes Reservas
8. Disponibilidade de Carro
9. CG, CJ e LEIG
10. Filtro de linha gigante
11. Geladeira disponível
12. Cooler

Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião às 17:05, sendo esta ata lavrada por Guilherme A. Sampaio.