Пошаговый гайд рекрутера

Авторы:

• https://www.linkedin.com/in/kiryls/
• https://www.linkedin.com/in/sergeypotapov/

---

Данный материал является объектом интеллектуальной собственности. Любая перепечатка или копирование с целью использования в коммерческих целях только с разрешения авторов.

Содержание:

1. Старт работы по позиции
2. Активный поиск
3. Продвинутый поиск
4. Каналы коммуникации и телефонное интервью
5. Аналитика в рекрутинге

1. Старт работы по позиции

Обзор:

• Снятие заявки
• Постинг вакансий и создание описания
• Когда мы начинаем активный поиск
• Жизненный цикл кандидата

Снятие заявки

Старт работы по позиции начинается с получения заявки на вакансию (может быть в форме письма и/или заполненного документа). После этого необходимо провести встречу с нанимающей командой, чтобы уточнить все детали связанные с проектом/командой и поиском, для формирования профиля кандидата. Обычно для этого используют готовый чек-лист с вопросами, например такую форму для снятия заявки.

Постинг вакансий и создание описаний

Создание описаний вакансии:

• Для начала работы над позицией, рекрутер должен получить все исходные данные (требования и обязанности и т.д.) от нанимающего менеджера/команды
• В случае, когда исходных данных мало, можно использовать тексты вакансий предыдущих позиций, либо готовые корпоративные темплейты, или же использовать шаблоны вакансий, которые доступны в интернете, например LinkedIn JD Templates

Структура текста вакансии:

• Шапка вакансии с детализированным, но лаконичным описанием проекта
• Блок с обязанностями на проекте
• Блок с обязательными требованиями к позиции
• Блок с желательными требованиями (опционально)
• Блок с технологиями, использующимися на прокте (опционально)
• Социальный пакет (опционально)
• Информация о компании (опционально)

Порталы для публикации:

После валидирования роли и уточнения всех, необходимых для начала поиска данных, рекрутер публикует ваканисию на некоторых из следующих площадок:

• Корпоративный сайт (через Applicant Tracking System (ATS) или отдельным сервисом)
• Сайты для поиска работы в РБ (rabota.by, dev.by, LinkedIn Job Post)
• Социальные сети - cообщества в vkontakte / telegram / facebook, посты на персональной странице в Linkedin, посты от лица компании в Linkedin (может делать маркетинг)
• Таргетированная реклама вакансии (vkontakte / facebook / instagram и т.п.)

Рекомендуемая литература

Существует отличная книга для написания красивых, информативных текстов (не вакансий). См. по ссылке: Пиши, сокращай.

Активный поиск

После этапа публикации и в зависимости от сложности роли, рекрутер может заниматься разбором откликов и их обработкой, этого может быть достаточно для заполнения воронки найма. Если же кандидатов откликается на вакансию не много или мы изначально прогнозируем небольшое количество откликов, необходимо рассматривать альтернативные варианты привлечения специалистов и один из них, это активный поиск.

Когда мы начинаем активный поиск:

• Сложная вакансия, уровень middle-senior и выше
• Узкий рынок специалистов
• Когда проработаны все внутренние каналы стаффинга (bench, внтуренняя ротация, реферальная программа, активные кандидаты из предыдущего отбора)
• Исторические данные показывают, что вакансия закрывается активным поиском

Жизненный цикл кандидата

Жизненный цикл кандидата измеряет время, за которое кандидат успешно проходит процесс подбора или же время до этапа, на котором кандидат уходит с процесса. Цикл включает в себя следующие этапы, каждый из которых требует от рекрутера определенного набора действий. Все они очень важны для создания воронки кандидатов и успешной их обработки. При этом, в зависимости от выстроенного процесса отбора в компании, названия и порядок этапов могут различаться.

Виды этапов:

• Profile Review/Application Review
• Phone Screen
• Hiring Manager Review
• Interview
• Test Task
• Reference Check
• Job Offer

Этап Test Task может быть включен опционально и находиться, в том числе, до этапа Phone Screen или Interview

2. Активный поиск

Обзор:

• С чего начинается активный поиск
• Порядок каналов для активного поиска
• Boolean Search
• Обзор HeadHunter (rabota.by)
• Обзор Linkedin
• Google X-ray
• Sourcing games

С чего начинается активный поиск

Старт работы по сложным позициям, где не приходится ждать много откликов обычно начинается с тех источников, которые за короткий промежуток времени могут создать поток кандидатов. Иногда, даже до того, как будет опубликована вакансия. Предположим, что вы параллельно занимаетесь запуском реферальной программы, обработкой внутренних кандидатов (ротация сотрудников, bench, кандидаты из внутернних программ подготовки), постингом на внутреннем портале и публикацией самой вакансии во внешних источниках. Опустим это, подразумевая, что реализация всего вышеперечисленного занимает время на согласования, переводы и т. п., либо не принесла результат. Не будем далее возвращаться к этой теме.

Одним из первых шагов, обычно до того, как вы возьметесь за подготовку текстов, будет являться проверка кандидатов в ATS (базе кандидатов). Точнее, всего того пула ранее отобранных кандидатов на уже закрытые позиции, которые были отмечены как перспективные и к которым теперь можно вернуться. Этих специалистов мы можем показать заказчику еще на этапе выяснения требований, либо после.

Порядок каналов для активного поиска

Логика выбора каналов для активного поиска заключается в переходе от более простого поиска (с точки зрения нахождения кандидатов) к более сложному.

Технические сложности поиска:

• Платформа не поддерживает фильтрацию по кандидатам или ключевым словам
• Фильтры поиска не позволяют идентифицировать кандидата, соответствующего требованиям, поэтому приходится смотреть весь список
• Внутри платформы нет способа отправить кандидату сообщение
• Очень низкий Response Rate (отношение числа ответивших кандидатов к числу отправленных писем) при коммуникации через платформу

Источники:

В зависимости от роли порядок каналов может сильно меняться, но если говорить про базовую, усредненную вакансию, список будет следующим:

• ATS
• Rabota.by
• Linkedin
• профессиональные коммьюнити и платформы (GitHub, Stack Overflow, Kaggle, Behance, Artstation и т. п.)
• Telegram
• социальные сети (vk.com, facebook, instagram, twitter)
• Google X-Ray. Например:
  • habr.careeer (бывший moikrug), так как доступ к базе кандидатов изнутри платформы платный
  • порталы и форумы (vc.ru, habr, mobygames.com)

Boolean Search

Boolean Search - это способ поиска с использованием специальных операторов, комбинация которых с ключевыми словами позволяет легко получать информацию, в точности соответствующую вашим потребностям в поиске. Смысл такого поиска в том, что операторы можно применять в самых различных поисковых платформах, рекрутинговых ресурсах, а также ATS. Чтобы разобраться, как устроен булевый поиск и какие операторы существуют, читайте эту статью от AmazingHiring.

Обзор HeadHunter (rabota.by)

Rabota.by - это самый крупный job board и база «горячих» кандидатов в РБ (это тот же hh.ru, только для региона Беларуси). Фильтры rabota.by поддерживают булевые операторы, позволяют настраивать поиск по конкретным полям в резюме, таким как должность, название резюме, опыт работы, ключевые навыки, название компании и т.п. Одно из самых приятных преимуществ этой платформы - автопоиск.

Автопоиск

На Rabota.by кандидаты ежедневно обновляют и пополняют свежими резюме базу. Один грамотно составленный запрос при помощи автоматического поиска будет ежедневно/еженедельно создавать поток профилей, который останется только обработать. Автопоиск гарантирует, что вы не потеряете ни одного специалиста, при условии, что он не удалит резюме после того, как попал в выборку найденных. Это простая автоматизация, которая сэкономит время на повторение рутинных действий, соответственно снизит вероятность ошибки.

Обычно необходимо создавать два автопоиска на одну позицию, чтобы сделать максимальный охват наиболее подходящих кандидатов. В первом случае это автопоиск с привязкой к стеку технологий и без привязки к job title (должности). Почему? Потому что должностей может быть огромное количество, кандидат может не быть или не называться, например, Data Scientist/DevOps и т. п., но выполнять его функционал. Во втором случае поиск создается с привязкой к должности и без привязки к стеку технологий, чтобы в выборку попали те кандидаты, которые могут подходить по опыту, но могли не указать часть ключевых слов.

Обзор Linkedin

Linkedin – наверное, самая известная профессиональная социальная сеть в мире. На март 2021 года в ней зарегистрировано около 500k специалистов из Беларуси. Также это статичная база резюме, поиск в которой принципиально отличается от rabota.by. Если на хэдхантере настроенный автопоиск ежедневно приносит обновленные резюме, поиск в Li состоит из многочисленных итераций. Прорабатывая последовательно запрос за запросом, мы двигаемся итерациями, чтобы охватить максимально широкую выборку и найти единорога идеального кандидата.

Чтобы узнать, как устроен булевый поиск в Linkedin, прочитайте этот гайд.

Итеративный поиск

Проводя итеративный поиск, мы разбиваем выдачу кандидатов на подмножества, добавляя/убирая ключевые слова, локации, меняя запрос. Переход от одного подмножества к другому происходит после полной проработки предыдущего. Чаще всего первый запрос составляется под идеального кандидата, а после его проработки выборка расширяется другими ключевыми словами. Упрощенно это может выглядеть так:

1. Кандидаты, которые подходят по признаку «A»; Например:
   • SQL AND (Python OR R) AND (numpy OR scipy OR keyword3 OR keyword4)
2. Кандидаты, которые подходят по признаку «Б»; Например:
   • SQL AND (Python OR R) AND (tableau OR "Power BI" OR keyword3) AND NOT (numpy OR scipy) – можем глянуть профайлы тех, кто не указывал часть скиллсета, но теоретически может быть нам интересен
3. Кандидаты, которые подходят по опыту и тайтлу
4. Кандидаты, которые частично соответствуют требованиям по позиции

Linkedin social hacks:

• Рекомендация бывшего общего работодателя/коллеги увеличивает вероятность ответа на письмо с приглашением на 27%
• Контактирование кандидатов-участников групп, в которых вы сами состоите, увеличивает вероятность ответа на письмо с приглашением на 21%
• Контактирование кандидатов, которые подписаны на корпоративную страницу компании в LinkedIn повышает вероятность прочтения письма с приглашением на 95% и на 81% вероятность ответа
• Отправка сообщений кандидатам, которые ранее откликались на вакансии вашей компании повышает шанс ответа таких кандидатов в 4 раза в сравнении с рядовыми профилями.
• Кандидаты, которые обозначили у себя в профиле, что открыты для предложений по работе отвечают в 2 раза чаще, чем те, у кого в профиле данной информации нет.

Google X-Ray

Google X-Ray, это способ использования операторов булевого поиска в Google или другом поисковике. Преимущество X-ray перед поиском внутри рекрутинговых платформ или сообществ в гибкой настройке параметров поиска, доступе к списку кандидатов платных платформ, таких как карьера хабр и возможности фильтрации кандидатов в тех платформах, где такая функция внутри не реализована (как, например, в kaggle). Операторы расширенного поиска в Google.

Примеры сложных запросов для разных платформ:

• site:stackoverflow.com/cv Belarus python (django|flask|tornado|rabbitmq)
• site:habr.com/ru/users/ postgresql -inurl:(posts|comments|favorites)
• site:career.habr.com/ python -inurl:(courses|vacancies|report|resumes|companies|education_centers)
• site:kaggle.com "last seen" (Russia|Россия) "Competitions Expert"
• site:mobygames.com/developer/ ("game design" OR "game designer") "assassin creed" -level
• site:twitter.com/ "ui designer" Russia -inurl:status

Sourcing Games

Sourcing Games - это платформа с задачами по поиску информации, связанной непосредственно с рекрутингом и рынком кандидатов. Эта платформа отлично развивает навыки использования запросов, поиска кандидатов, а также расширяет инструментарий, необходимый для автоматизации рутинных действий.

3. Продвинутый поиск

В этой теме будут рассмотрены особенности поиска в нетривиальных источниках, которые реже используются рекрутерами. Кандидаты, найденные на таких платформах, как GitHub или Stack Overflow (в том числе, не имеющие профайлов в популярных профессиональных сетях), могут быть менее «перегреты» предложениями с рынка, а значит охотнее выйдут на контакт.

Обзор:

• Как искать внутри и снаружи GitHub, особенности скрининга
• Как искать на Stack Overflow
• Как искать в Telegram
• Инструменты рекрутера

Как искать внутри и снаружи GitHub, особенности скрининга

GitHub — это веб-сервис для хостинга IT-проектов (кода) и их совместной разработки, основанный на системе контроля версий Git. У пользователей есть возможность хранить свои проекты в репозиториях бесплатно и в том числе поэтому он очень популярен среди разработчиков. Стандартный профиль разработчика представляет из себя страницу с информацией о коммитах, репозиториях, подписчиках, проектах, иногда личные данные и т.д.

Внутри GitHub реализована функция поиска. Стандартный поиск через поисковую строку платформы поддерживает фильтрацию по локации, языку программирования, числу подписчиков, полному имени и репозиториям через такие операты как location:, language: и т.п. Так же в Github реализована функция расширенного поиска, которая дает намного больше возможностей по поиску информации внутри репозиториев.

В GitHub нет возможности делать фильтрацию по нескольким языкам/технологиям одновременно, поэтому решить эту проблему можно перебором ключевых слов или при помощи Google X-Ray. Github – мощный инструмент для поиска, возможно недооцененный, в силу того, что поиск и скрининг внутри этой платформы требует определенной подготовки. Сегодня >10k пользователей из РБ имеют аккаунты в Github.

Еще одно из преимуществ использования GitHub для поиска канидадтов, заключается в том, что оттуда очень легко получить контактную информацию в виде почтовых ящиков кандидатов. Имея под рукой расширение AmazingHiring (см. инструменты рекрутера), в большинстве случаев вы сможете легко находить дополнительные профайлы специалистов в Linkedin.

Оценка профайлов в GitHub требует дополнительной подготовки и понимания принципов работы веб-сервиса. Более подробно про поиск и оценку написано в этой статье сервиса AmazingHiring. В ней рекомендуется обращать внимание на число подписчиков у специалиста, это субъективный (т. е. не всегда соотвествует действительности) показатель опыта кандидата:

• 2-10 подписчиков - хорошо
• 11-25 подписчиков - очень хорошо
• 26-75 подписчиков - превосоходно
• более 75 подписчиков - скорее всего разработчик "звезда" (и его будет очень сложно заинтересовать)

Google X-Ray:

• site:github.com/*/cv OR site:github.com/*/resume Belarus (javascript|js)
• site:github.com (python "C++") Belarus intext:"Contribution activity"

Поиск почтовых ящиков на GitHub:

• внутри репозиториев:
  • необходимо зайти во вкладку repositories, выбрать любой личный репозиторий разработчика (на котором не будет подписи Forked) и открыть его, кликнуть на commits, выбрать любой коммит, принадлежащий хозяину репозитория, далее к ссылке, в открывшемся коммите дописать .patch
• через ссылку https://api.github.com/users/username/events/public. Вместо username необходимо указать ник пользователя с его страницы. Вы получите набор данных о действиях пользователя в формате JSON, где будет указан почтовый ящик
• OctoHR. Это расширение для Google Chorme, которое показывает скрытые почтовые ящики кандидата в GitHub, процентное соотношение используемых языков по репозиториям и его hireable status. В связке с AmazingHiring расширением вы получаете мощный сорсинговый инструмент, который поможет достать почту специалиста без использования платных расширений и +- оценить его опыт

GitHub Hireable Status

Это статус для GitHub Jobs, который могут указывать специалисты, когда открыты к предложениям, на странице он не отображается. Зная этот статус, с одной стороны вы получаете «горячих» кандидатов, с другой стороны (так как он все же не отобржается на странице) большая часть пользователей забывает про него и к моменту получения сообщения может не рассматривать предложения. Тем не менее, оставшаяся часть всё-таки находится в поиске, что повышает вероятность позитивного отклика на ваше письмо. Посмотреть статус можно по ссылке ниже, либо через плагин OctoHR. Username в ссылке необходимо заменить на ник пользователя в GitHub. Hireable Status может быть либо True, когда кандидат открыт к предложениям, либо null в обратном случае.

• https://api.github.com/users/username

Git Awards

Git Awards - платформа для фильтрации кандидатов по рейтингу и локации в GitHub.

Как искать на Stack Overflow

Stack Overflow — система вопросов и ответов о программировании, разработанная, как открытая альтернатива возникшим ранее аналогичным сайтам, таким как, например, Experts-Exchange. Многие годы сайт Stack Overflow был одним из самых популярных ресурсов для разработчиков, пытающихся решить какую-то проблему. Поскольку вопросы, размещавшиеся на Stack Overflow, часто оказывались среди первых, которые выдавал Google в каком-либо поиске, относившемся к программированию, то пользователи массово приходили на сайт и начинали задавать свои собственные вопросы, что и сделало его самым популярным Q&A ресурсом, которым он и является по сей день.

Внутри платформы реализован встроенный поиск, однако он не очень удобный и не даёт полноценной возможности идентифицировать специалиста по стеку технологий. В связи с этим для более релевантной выборки имеет смысл использовать поиск снаружи через Google X-Ray.

Нетехническому человеку сложно понять, насколько профиль кандидата в Stack Overflow соответствует требованиям и практически невозможно оценить уровень подготовки специалиста. Поэтому следует обращать внимание на репутацию кандидата на платформе, количество ответов на вопросы пользователей и теги. При помощи расширения AmazingHiring можно найти профиль кандидата в других соц. сетях и ресурсах, что поможет провести более глубокую оценку его опыта. Статья о поиске на Stack Overfow

Data.StackExchange

Data.StackExchange - это сервис, который позволяет обращаться к базе Stack Overflow посредством SQL-запросов. К счастью, вам не придётся учить для этого SQL, так как есть ряд готовых решений, которые позволят найти необходимую вам информацию. Например, запрос по ссылке обращается к базе и делает фильтрацию профилей пользователей по двум тэгам, первый - локация, второй - язык программирования/технология и дает вам список страниц специалистов, отсортированных по рейтингу.

Google X-Ray:

• site:stackoverflow.com/users Belarus python
• site:stackoverflow.com/cv Belarus java spring

Как искать в Telegram:

• Самым распространенным способом работы в Telegram-сообществах является постинг вакансий. Мы имеем возможность публиковать вакансии в специализированные каналы по поиску работы и групповые чаты.
• Находясь в чатах можно заходить в список участников и просматривать данные пользователя. Вся информация, которую можно узнать о юзере в телеграме (но может быть указана не вся) – Ф.И., ник, телефон и какое-то описание в поле «о себе»
• Зная ник и/или Ф.И. мы можем отыскать другие аккаунты пользователя при помощи Namechk

Cтратегии поиска кандидатов:

1. Первым делом необходимо найти сообщества где находятся целевые специалисты. Можно использовать такой список.
2. После того, как были найдены сообщества, можно (используя Namechk):
   • Открыть список участников и перебирать всех пользователей. Минус этого способа в том, что невозможно оценить, сколько из них имеют непосредственное отношение к предметной области. Соответственно, неизвестно, сколько времени будет затрачено на поиск релевантных профилей.
   • Поиск в чате активных пользователей, которые отвечают на вопросы, участвуют в дискуссиях в данный момент. Следует учитывать, что это могут быть очень опытные специалисты.
   • Поиск кандидатов в чате по используемым ими ключевым словам. Это могут быть ключевые слова, которые наиболее характерны для данной профессиональной среды. Например, "баланс" и/или "экономика" для гейм-дизайнеров.

Инструменты рекрутера

Это список must have расширений, которые автоматизируют рутинные действия (например сохранение шаблонов писем и вызов их при помощи горячих клавиш и т.п.), облегчают поиск информации о кандидатах, а также упрощают скрининг.

Productivity:

• One Tab. Собирает вкладки в одну, в результате чего их становится удобнее хранить. При помощи этого расширения можно формировать списки кандидатов из ссылок на их профайлы и в пару кликов высылать на ревью заинтересованным лицам (вместо множества копипастов и потерянного времени на рутинные действия)
• Li Extension. Присылает уведомления о новых событиях в Linkedin
• Multi-Highlighter. Подсвечивает в тексте на странице выбранные вами слова. Это очень удобно использовать для выделения ключевых технологий, на которые вы ориентируетесь при поиске, чтобы ускорить скрининг
• Clipboard History. Сохраняет скопированную информацию из буфера обмена в расширение

Aggregator:

• Amazing Hiring. Расширение, которое собирает информацию о социальных сетях и платформах кандидатов в один источник

Glosary:

• Glossary Tech. Расширение, которое показывает справочную информацию о технологиях на странице кандидата

Templates:

• Gorgias. Расширение, которое хранит шаблоны писем и позволяет быстро вставлять их при помощи горячих клавиш

Email tools:

Это список расширений для поиска почтовых ящиков в Linkedin

• Hiretual
• Contact Out
• Improver

4. Каналы коммуникации и телефонное интервью

Обзор:

1. Выбор первого канала коммуникации
2. Составление текста
3. Follow up
4. Телефонное интервью и его структура

Выбор первого канала коммуникации

Согласно Stack Overflow Global Developer Hiring Landscape 2018 (в опросе приняло участие более 100 000 респондентов), разработчики предпочитают получать приглашения на вакансии в следующие каналы:

• 63.9% на персональную почту
• 13.7% звонком по телефону
• 10.9% через работные сайты
• 7.2% на рабочую почту
• 4.3% в соц. сети

Стоит обращать внимание так же и на то, что используя разные каналы, вы будете получать различный Responce Rate. На текущий момент лидером среди текстовых каналов коммуникации по RR являются мессенджеры, конверсия в которых стремится к 100%. Используя мессенджеры, стоит сохранять ненавязчивость и с уважением относиться к личному пространству, поскольку часть «холодных» кандидатов расценивает их, как приватный способ коммуникации.

Так же не стоит забывать и про базовые очевидные вещи. Например, при поиске на rabota.by, чаще стоит использовать тот источник, который указан кандидатом в качестве предпочтительного. Соответственно, если предпочтительный способ связи - телефон, то стоит звонить кандидату, а не писать письмо, есть шанс, что он не прочитает его своевременно. С другой стороны, если телефон не указан предпочтительным, то вполне очевидно, что соискатель хотел бы избежать звонков в рабочее/нерабочее время.

Составление текста письма

Согласно тому же Stack Overflow Global Developer Hiring Landscape 2018, в письме с приглашением на вакансию, кандидаты хотели бы видеть следующую информацию:

• 21.7% размер компенсации
• 21% информацию о компании, в которой предстоит работать
• 19.9% причины, по которым вы решили, что кандидат подходит на эту роль (конкретные детали предыдущего опыта/репозитории на гитхабе и т. п.)
• 19.7% технологический стек
• 8.2% информацию о подразделении и/или проекте, в/на котором предстоит работать
• 6% информацию о процессе найма в компании
• 3.4% информацию о процессе разработки в компании

Рекомендации по составлению писем:

• По возможности используйте в тексте большую часть перечисленных пунктов, при этом делайте письма краткими и лаконичными, никто не любит лонгриды
• Не дублируйте текст из описания с карьерной страницы вашей компании, сделайте его уникальным
• Используйте максимум ссылок на необходимую информацию без ее дублирования (но не злоупотребляйте)
• Персонализируйте тему письма
• Избегайте словесного мусора и клише типа «быстрорастущая компания», «лидер на рынке», «очень интересный проект». Если не знаете, как это сделать, вам поможет книга: «Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст», о которой уже было сказано выше.
• Используйте Call To Action Questions

Пример письма

Тема: {Имя кандидата}, приглашаем вас на позицию Python/Go Developer в {компания}

{Имя кандидата}, здравствуйте! Меня зовут {..}, я представляю минский офис компании {название}. На сайте rabota.by увидел, что вы сейчас рассматриваете предложения.

Судя по вашему GitHub профайлу, у вас большой бэкграунд в разработке на Python и Go, я прав? Мы как раз ищем такого специалиста в команду {название команды}, которая разрабатывает кластерные решения покрывающие большую часть инфраструктурного стека компании: кластерные планировщики, системы мониторинга, управление конфигурациями.

Стек: Python, Go, Flask, Celery, Rest, RabbitMQ, Zookiper, Redis, PostgreSQL

Здесь можно посмотреть детали: {ссылка на вакансию}

Что думаете? Вам было бы интересно обсудить подробнее наше предложение?

{подпись с контактами}

Follow Up

Ответ на вопрос, для чего нужны Follow Up's кроется в правильном понимании того, как между собой связаны Responce Rate и Conversion Rate. Conversion Rate - это метрика, которая показывает, какой процент кандидатов соглашается на общение по позиции, то есть конвертируется в «горячих».

Проведем мысленный эксперимент. Если я скажу, что 20% «холодных» кандидатов по вашей позиции не против рассмореть предложения (то есть не находятся в поиске нового места работы, а просто открыты для разговоров), тогда сколько потребуется выслать приглашений (пускай будет в Linkedin), чтобы на этап телефонного интервью пришло 10 человек?

Если вы ответили 50, не расстраивайтесь. На самом деле ответить на этот вопрос нельзя без знания своего Responce Rate. Платные аккаунты Linkedin позволяют его измерить и за весь опыт наблюдений за разными командами IT-компаний, RR колеблется в пределах 40% на рекрутера. На RR может влиять масса факторов, среди них содержание письма с персонализацией (или без неё), обилие похожих предложений на рынке, а также канал коммуникации и др. Так вот, чтобы посчитать примерное число приглашений, необходимо использовать теорму умножения вероятностей для независимых событий. Когда события независимы, то вероятность их пересечения равна произведению их вероятностей. В случае, когда кандидат не находится в активном поиске, его готовность к общению не влияет на вероятность того, что он ответит (например потому, что в свой Linkedin он заходит раз в месяц), как и наоборот. Тогда число отправленных приглашений составит 10/(0.2 x 0.4) = 125. А что если ваш RR составляет 60%? В этом случае понадобится 10/(0.2 x 0.6) = 84 приглашения.

Для того, чтобы увеличить ваш Responce Rate и нужны Follow up's. В классическом понимании, это короткие письма, которые отправляются через 2-4 дня в догонку к основному письму (во всех случаях речь о почте), если кандидат не отвечает на первое. В случае когда первое сообщение отправлено через поисковую платформу (где два сообщения подряд нет смысла писать), например Linkedin, остальные сообщения можно попробовать отправить через другие каналы коммуникации, например почту или мессенджер, это и увеличит вероятность ответа на ваше приглашение.

Базовые правила использования Follow Up:

• Если у вас есть только почта, вдогонку к основному письму высылается максимум 2 сообщения в интервале 2-4 дня, при этом сообщения высылаются как ответ на первое письмо, чтобы был виден тред
• Содержание предыдущих сообщений не дублируется, вместо этого в тексте может указываться дополнительная информация о проекте/компании и т. д., на ваш вкус
• В ситуации, когда у вас есть несколько контактов, можно с теми же интервалами высылать сообщения (предысторию с информацией, откуда вы взялись и почему именно здесь) в другие источники

Телефонное интервью и его структура

После того, как кандидат согласился на коммуникацию по вакансии, телефонное интервью является следующим этапом процесса отбора.

Цели телефонного интервью:

• Собрать информацию об опыте кандидата, которой будет достаточно нанимающей команде для принятия решения о приглашении на собеседование
• Дать исчерпывающую информацию о вакансии/компании/бенефитах, ответить на вопросы
• Проверить уровень мотивации соискателя

Структура:

• Знакомство: представьтесь, расскажите, какую компанию вы представляете, обозначьте агенду встречи и сколько времени она займёт
• Презентация компании: уточните, слышал ли кандидат что-нибудь о вашей компании, если да, уточните что именно и далее выстраивайте разговор отталкиваясь от этой информации. Если нет, то тезисно расскажите о том, чем ваша компания занимается, какой размер штата, где располагается офис и т.д.
• Презентация проекта: расскажите о проекте, задачах, составе команды и т.д. Если кандидат задает вопросы технического характера, на которые вы не знаете ответ, можете записать их адресовать нанимающей команде
• Информация о процессе отбора: расскажите об этапах интервью, их продолжительности и длительности всего процесса
• Сбор информации от кандидата:
  • Причины рассмотрения вакансии
  • Ответы на технические вопросы от нанимающей команды
  • Ожидания от новой компании/команды/проекта
  • Уровень владения английским (опционально)
  • Сроки перехода
  • Запрлатные ожидания
• Завершение: необходимо сориентировать кандидата по срокам обратной связи от команды, ответить на оставшиеся вопросы и закончить разговор

5. Аналитика в рекрутинге

Обзор:

• Виды аналитики
• Когда нужна аналитика
• Отчетность (еженедельные/ежемесячные отчеты)
• Оценка стратегий привлечения на примере сгенерированного отчета
• KPI
• Реркутинговая воронка
• Анализ емкости рынка
• Company Mapping/Talent Mapping

Виды аналитики в рекрутинге:

• Анализ емкости рынка и источников поиска
• Описательные статистики по вакансиям и анализ исторических данных (информация по принятым офферам, числу отказов по офферам, количество вакансий в месяц, длительности вакансий, источников и стратегий поиска и т.д.)
• Аналитика по зарплатным ожиданиям кандидатов (Salary Reports)
• Стоимость найма* (тяжело посчитать, так как затраты могут включать много неочевидных переменных)
• Опросники удовлетворенности от руководителей по результатам найма и кандидатов (сотрудников) по результатам прохождения отбора
• Аналитика по соискателям из отбора (причины отказа, источники поступления, география)
• Предсказательная

Когда нужна аналитика:

• Старт работы по позиции (сложной или неизвестной) - оценка рынка (собирается информация по числу кандидатов, компаниям, зарплатным вилкам, локациям)
• Долгоиграющая позиция (отсутствуют офферы) - анализируются причины, строится воронка, изучается среднее число дней на каждом этапе, проводится оценка рынка, пересматриваются требований, как итог - оптимизация процесса поиска или процесса интервью
• По запросу нанимающих менеджеров для исследования рынка, чтобы, например, подготовить почву для открытия подразделения
• Для оценки эффективности работы рекрутинга

Отчетность

Отчеты показывают не только результаты активности за предыдущий период, но и отражают проблемные зоны, что позволяет оперативно перераспределить ресурсы.

Отчеты могут быть:

• Интервальные (еженедельные, ежемесячные, квартальные и т. п.)
• Специализированные (запрос конкретной информации)

В еженедельных отчетах содержится информация об активностях за предыдущий период, например:

• Вакансии в работе
• Число дней в работе по каждой вакансии
• Общее число кандидатов в работе
• Число отобранных кандидатов за период активности
• Число назначенных/проведенных звонков и/или число назначенных личных интервью
• Метрики конверсии
• Комментарии по стратегии поиска, планам на следующий период активности

Оценка стратегий привлечения на примере сгенерированного еженедельного отчета:

Группа столбцов Engaged содержит информацию по количеству кандидатов, отработанных через разные источники поступления за неделю, Screens - число назначенных телефонных интервью.

Conversion Rate позволяет отслеживать изменения в эффективности привлечения кандидатов в динамике по стратегии активного поиска. Рассчитывается как отношение числа согласившихся на звонок через активный поиск, к общему числу кандидатов, найденных активным поиском.

CR в разрезе конкретной позиции, это накапливаемая метрика (на длинной дистанции рассчитывается как отношение общего числа телефонных с активного поиска к общему числу кандидатов с этой стратегии), то есть на небольших числах она не всегда будет правдиво отражать эффективность привлечения кандидатов. А именно, по соотношению 1/7 (как в сгенерированном примере) нельзя утверждать, что на позицию объективно 14% кандидатов готовы к общению. Скорее низкая конверсия вместе с суммарным небольшим числом активных кандидатов на вакансии будет сигнализировать о том, что проводимых активностей недостаточно и это повод поискать в чем проблема (например, пересмотреть источники поиска и каналы коммуникации, изучить Responce Rate в них, пересмотреть содержание текста писем/вакансии, иногда просто увеличить число кандидатов в рассылке).

CR по всем позициям за неделю может отражать общую эффективность рекрутера в сравнении с некоторым историческим периодом (особенно, если позиции одинаковы за весь период сравнения). Важно: нельзя сравнивать CR двух рекрутеров (например, утверждать, что один более комптентный, из-за того, что его общая конверсия выше), так как на CR влияет сложность позиций, источники поиска и каналы коммуникации, которые далеко не всегда будут совпадать.

В заключение, CR, измеряемый на откликах будет показывать релевантность входящего потока. Эта метрика может отражать соответствие джоб борда опубликованной вакансии, адекватность составленного текста и т. п.; имея огромный поток с низкой конверсией, одним из решений может быть использование тестового задания прямо внутри джоб борда.

KPI

Key Performance Indicator (ключевые показатели эффективности) - отражают метрики произвозводительности подразделения и/или конкретного сотрудника. Использование показателей дает возможность компании оценить эффективность, а также создать систему мотивации и бонусов. Компания сама определяет KPI для сотрдуника, а для разных уровней специалистов (junior/ middle/ senior и т.п.) свой KPI.

Примеры KPI:

• Закрытие 7 вакансий в квартал
• Общий Conversion Rate 16%
• 50 кандидатов в неделю, найденных активным поиском
• 10 назначенных телефонных интервью в неделю

Рекрутинговая воронка

Воронка представляет собой конверсию кандидатов между разными этапами в процессе отбора. Расчет конверсии и визуализация помогают выделить проблемные зоны на этапах в области резкого сужения воронки. Плавное снижение конверсии, наоборот, говорит об отлаженном процессе отбора.

• На первом графике продемонстрирована проблема между этапами hm review и interview. 53% кандидатов не проходят ревью заказчика, возможным решением может быть повторная синхронизация с командой по требованиям к вакансии
• На втором проблема между этапами test task и interview. 80% кандидатов уходят на этапе тестового задания, например, по причине высокой сложности теста или недостаточной мотивации на его выполнение. Решением может быть пересмотр требований либо предложение тестового после личного интервью

Анализ емкости рынка

Аналитика рынка собирается на основании доступных рекрутеру ресурсов и отражает субъективный размер рынка, согласно источникам поиска "холодных" кандидатов. Следует учесть, что невозможно получить точное число кандидатов в регионе, поскольку не все сотрдуники компаний имеют профайлы на платформах для поиска и других ресурсах, а также, проблематично получить список всех, кто присутствует на рынке, из-за особенностей заполнения профайлов. Тем не менее, аналитика будет отражать приблизительный объём рынка согласно тому числу специалистов, с которыми у рекрутера есть возможность взаимодействовать.

Как собирать аналитику рынка?

• Непересекающиеся запросы в Linkedin, с максимальной точностью поисковой выдачи. Оценивается размер выборки, собираются должности (компании), - на этой основе создается отчет. Информация может собираться вручную, но намного удобнее это делать при помощи scraping-инструментов
• Linkedin Talent Insight (платно)
• Поиск списка платформ/ сообществ и форумов, оценка их размера
• Сбор зарплатных вилок
• Отчеты исследований от различных платформ и компаний (может быть платно)

Пример визуализации распределения тайтлов сгенерированной выгрузки кандидатов на абстрактную позицию Java Developer:

График демонстрирует нестрогий запрос, привязанный к небольшому скиллсету (например, из-за особенностей требований к позиции), в результате чего в выборку попадает много нерелеватных тайтлов. Тем не менее, эта информация все равно представляет интерес, поскольку помогает сформировать реалистичные ожидания у заказчика, как относительно объема рынка, так и распределения требуемых технологий среди разных специалистов.

Company Mapping/Talent Mapping

Company Mapping/Talent Mapping - виды исследовательской аналитики. Отличаются от анализа емкости тем, что направлены не на приблизительную оценку размеров рынка, а на поиск конкретной информации о компаниях (числе целевых сотрудников в них), формирование пулов кандидатов и т. д.

Talent Mapping:

• Собирается пул кандидатов на позиции, которые находятся в плане или где не до конца понятен профиль (скиллсет) кандидата заказчику, с целью выделения среднего
• Опционально может исследоваться и визуализироваться география распределения специалистов
• Может инициироваться заказчиками или рекрутинг менеджерами

Company Mapping:

• Собирается аналитическая информация по рынку компаний, где могут находиться целевые кандидаты
• Может инициироваться заказчиками или рекрутинг менеджерами

Обычно включает:

• Название компании
• Род деятельности
• Размер штата
• Основные технологии
• Число целевых специалистов и др.

Пример визуализации распределения целевых кандидатов в компаниях на случайно сгенерированных данных: