Ajout des PVs des AGs et réunions du CA entre 2018 et 2021

2020/2020-11-23_PV_RCA.md

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+# Réunion du Conseil d'Administration du 23 novembre 2020
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+Le Conseil d'Administration s'est réuni pour mieux gérer les problématiques de disponibilité des documents et d'avancer vers la déclaration d'intérêt général.
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+## Ordre du jour
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+Publié [dans le forum du Conseil d'Administration](https://zestedesavoir.com/forums/sujet/14747/reunion-du-ca-fin-2020/?page=1#p228364), et recopié ci-dessous.
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+En résumé : 
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+- publier les documents sur le dépôt github de l'asso ;
+- publier le nécessaire en préfecture ;
+- partager les accès aux comptes & documents ;
+- HelloAsso comme source d'info sur la liste des membres ?
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+### Objectifs de la réunion
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+- publier tout ce qui est à publier (ou, plus précisément, avoir tout pour le faire ; l'objectif n'est pas de publier pendant la réunion) ;
+- donner les accès à tout ce qui est à accéder ;
+- savoir quoi est où, formaliser tout ça, avoir une base propre où l'on peut se retrouver.
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+### Publier
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+- Où en est-on sur les différents documents (comptes rendus et statuts) qu'il faut publier ?
+  - Publication sur le dépôt
+    - Pas obligatoire si pas de modification statutaires ou de modification du CA/bureau, mais nécessaire dans nos volontés de transparence.
+  - Publication en préfecture
+    - Les déclarations modificatives doivent être déposées en préfecture (incluant les changements du CA et les nominations du bureau), ainsi que les modifications statutaires. Les procès-verbaux correspondant doivent être déclarés. Sauf erreur, tous ne le sont pas.
+- Quid de la publication des comptes ?
+  - Elle est nécessaire pour la reconnaissance d'utilité publique, mais pas pour la reconnaissance d'intérêt général (pour ça, un rescrit fiscal suffirait si on veut être sûrs).
+    - On est encore bien loin d'être éligibles à la reconnaissance d'utilité publique et c'est pas dit qu'on le soit un jour, donc ne pas trop compter dessus.
+    - Cela dit ce serait une transparence bienvenue
+  - Comment et où publier ces données ?
+    - [Possibilité de les publier gratuitement au Journal Officiel](https://www.journal-officiel.gouv.fr/associations/comptes/) depuis le premier janvier 2020
+- Améliorer le processus à l'avenir pour éviter d'avoir à nouveau des délais énormes
+  - Mettre immédiatement les pré-notes sur GH via une PR ?
+  - Autres ?
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+### Accéder
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+- Les courriels c'est OK
+- Accès drive : tout le CA devrait y avoir accès ? Gérer ces permissions plus simplement
+- Accès HelloAsso : c'est a priori firm1 qui les a. Les partager avec _au moins_ tout le bureau ? Mais comme le CA partage les pouvoirs, avec tout le CA ? Attention qu'on y trouve des données personnelles, d'où une discussion à avoir imo.
+- Une solution pour gérer proprement tous les partages d'accès avec les gens qui vont et viennent du CA ?
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+### Base propre
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+- Solution plus propre pour la liste des membres ? HelloAsso nous donne une liste, ça peut faire l'affaire si les accès sont suffisamment diffusés. Par contre elle contient des doublons (pas très grave) et ne contient pas (sauf erreur) les membres d'honneur (Bibou) et ceux exempt de cotisation pour raisons sociales (ToxicScorpius).
+  - Assumer d'utiliser HelloAsso comme fichier des adhérents.
+  - Si oui, mettre impérativement à jour avec tous les membres qui ne paient pas de cotisation car ce fichier deviendrait le fichier de référence.
+- Même question pour tous les autres fichiers (qu'est-ce qui est à jour et obsolète dans le Drive ? Réorganiser un peu tout ça : décider de comment).
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+## Présents
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+- Fumble
+- Melcore
+- Phigger
+- Situphen
+- entwanne
+- nohar
+- Amaury
+- firm1
+- qwerty
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+## Procès-verbal
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+### Publication des documents
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+Amaury ouvre la réunion en rappelant que l'objectif de repartir sur de bonnes bases sur la publication des différents documents. Par exemple, le compte-rendu de l'AG de 8 mois n'est pas encore publié sur GitHub.
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+Fumble indique que le changement de bureau a été publié en préfecture, c'est ok.
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+On propose de mettre directement les pré-notes en PR github pour éviter ce délai ?
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+Entwanne propose de publier le document sur la liste de diffusion CA pour permettre à tout le monde de publier sur github. Approbation globale.
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+On fait le point des documents manquants. Manquent 2019 et 2020, markdown manquant pour 2018. On décide d'aller récupérer les PV sur le compte Service Public de l'asso.
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+Publication des comptes (démarche d'ouverture) ? Pas fait actuellement, mais pourrait être fait gratuitement au JO. firm1 affirme qu'il faudrait que ce soit fait.
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+Comment le faire rapidement & efficacement ? Réutiliser le compte-rendu fait pour les AG ? export des slides ?
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+Quel est le format de publication attendu ? On conclut sur un ficher PDF, pas de format imposé mais il doit contenir le bilan. Dans l'idéal, c'est publié au JO et sur GitHub pour que ce soit disponible auprès du grand public.
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+### Accès aux éléments privés de l'asso
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+Pas pratique de devoir réinitialiser un mdp depuis le mail pour obtenir l'accès au compte HelloAsso. On décide de :
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+- restreindre au seul bureau l'accès helloasso (infos sur tous les membres), soit à Fumble, firm1 & Amaury ;
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+- garder la possibilité de réinitialiser le mdp depuis le mail commu.
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+nohar : pour être nommé mandataire de l'asso sur helloasso, il faut fournir des justificatifs qu'ils vont vérifier
+→ nohar toujours mandataire de l'asso sur helloasso (comprend le changement du RIB de l'asso)
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+entwanne: utiliser l'alias [email protected] comme mail du compte mandataire
+Situphen : accès "au jour le jour" réservé au bureau, mais mail de l'asso comme backup
+Amaury : diminuer la quantité de personne ayant accès facilement
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+Accès au drive google → tout membre du CA peut s'y connecter mais double-authentification
+→ Partager le mot de passe de connexion
+→ mots de passe enregistrés google (password.google.com) accessibles via le compte gmail
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+Fumble : keepass global pour les accès partagés ?
+Ou meilleur moyen de trouver les accès, perdus dans des posts / MP sur le site → solution propre
+Il n'y aurait plus qu'à partager le mdp keepass
+→ ok pour compte keepass partagé (lien ± public publié sur le forum CA), plus sûr qu'un fichier texte sur gdrive
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+Liste des membres : utiliser helloasso ?
+→ Ajouter à helloasso les membres "exceptionnels" (Bibou membre d'honneur et ToxicScorpius exonérée)
+→ + les membres qui paient par virement
+Possibilité sur helloasso d'ajouter des membres manuellement, ou de générer des liens d'adhésion sans paiement
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+firm1 : Trop d'argent €€€ → pas dépensé ce qui était prévu (998€ sur le compte)
+→ Compte préprovisionné gandi plus approvisionné avant janvier
+→ Restera plus de 900€ dans les comptes à la fin de l'année → plus non lucratif, d'habitude on finit l'année avec ~700€ (seulement 200€ d'excédent)
+Pas d'événements cette année donc argent accumulé
+→ Utiliser l'argent pour rapatrier les infras chez nous ?
+→ Réduire les cotisations des années suivantes ? 25€ un peu cher par rapport à d'autres asso, voir pour descendre à 20 ?
+→ Tarifs d'adhésion variables en fonction des ressources ?
+firm1 : 15% de dons par rapport aux cotisations actuellement, rien dépensé en comm cette année (pas de salon, pas de déplacement), pas reçu de subvention meet&code (pas demandé car pas besoin)
+→ concours avec lots pour épuiser l'argent ?
+→ poster sur le forum pour un appel à idées sur comment utiliser l'argent ? (garder en tête l'aspect non-lucratif)
+Montant des cotisations défini en AG et non en réunion CA (transparence)
+→ possible d'écouler de l'argent en "provision sur l'année suivante"
+→ faire des dons à des services libres qu'on utilise, asso qu'on soutient ? (Linux, Django, PSF, helloasso, april, ...) → à proposer à la communauté, en ayant vu combien d'argent on voudrait donner (excédant par rapport au besoin et aux réserves raisonnables pour faire des événements en 2021)
+→ entwanne crée un sujet sur le forum asso pour proposer de faire des dons à des projets/assos
+https://media.discordapp.net/attachments/780482593677246515/780510824225439764/Capture_decran_de_2020-11-23_20-11-04.png?width=717&height=89
+→ payer les réseaux sociaux pour faire de la comm ZdS ?
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+Accès au compte en banque : seul firm1 a accès, avec les identifiants du précédent trésorier
+→ documents à signer pour changer l'attribution, à remplir par président & trésorier
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+Assurance résiliée (MAIF), reste encore une vieille assurance à résilier
+On n'a plus besoin d'assurance actuellement → on aura besoin en cas de nouvel événement
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+Situphen : actuellement infra sentry sandhose et munin vhf → voir pour rapatrier ?
+Héberger chez sentry plutôt que chez quelqu'un → offre gratuite
+Sauvegardes beta + sauvegardes sandhose → faire des sauvegardes dans un espace de stockage pérenne ?
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+20h12 : FIN