Asianhallintaprosessit, metatiedot ja arkistointi

Asianhallintaprosessit

Evakassa on toteutettu seuraavat asianhallintaprosessit:

• Palvelun hakeminen (vaka-, esiopetus- tai kerhohakemus)
• Maksupäätökset
• Arvopäätökset
• Tuen päätökset
• Pedagogiset asiakirjat (esim vasu tai leops)

Jokainen järjestelmään asianhallintaprosessin kautta syntyvä tehtävä saa uniikin tehtävänumeron, joka on muotoa numero/tehtäväluokka/vuosi:

• numero: juokseva numero (erillinen sekvenssi jokaiselle tehtäväluokalle ja vuodelle)
• tehtäväluokka: kunnan tiedolla ohjaus -suunnitelmassa (TOS) määritelty tunniste prosessikuvaukselle
• vuosi: vuosi jolloin tehtävä luotiin

Pedagogisten asiakirjojen kohdalla tehtäväluokka syötetään osaksi lomakepohjan tietoja niihin lomakkeisiin joihin liittyy asianhallintaa. Muiden prosessien tehtäväluokat asetetaan järjestelmän konfiguraatioon.

Jokaiselle tehtävälle tallennetaan myös karkea tilahistoria. Mahdolliset tilat ovat yhteisiä:

• INITIAL: Asian vireillepano / -tulo
• PREPARATION: Asian valmistelu
• DECIDING: Päätöksenteko
• COMPLETED: Toimeenpano / Päättäminen / Sulkeminen Näiden tilojen välillä liikutaan järjestyksessä ja pääsääntöisesti vain eteenpäin (lineaarinen tilakone). Tilat 1 ja 4 ovat pakollisia, tilat 2 ja 3 ovat käytössä vain osassa prosesseja. Kun tilaan siirrytään kirjataan ylös ajanhetki ja siirtymän aiheuttanut käyttäjä, joka voi olla myös järjestelmä. Samaan tilaan ei mennä kahta kertaa, vaan ainoastaan ensimmäinen kerta kirjataan ylös.

Prosessien määrittelyt

Kuvataan eri prosesseihin liittyvä logiikka.

Hakemukset

Tilaan INITIAL mennään kun hakemus lähetetään. Tilaan PREPARATION mennään kun hakemus siirretään odottamaan sijoitusta eli on otettu käsittelyyn. Tilaan DECIDING mennään kun hakemuksesta tehdään sijoituksen jälkeen päätös. Tilaan COMPLETED mennään kun paikka otetaan vastaan tai hylätään, kuntalainen peruu hakemuksen tai hakemus poistetaan käsittelystä. Jos käsittelystä poistettu hakemus palautetaan käsittelyyn, perutaan myös asianhallinnallinen tilasiirtymä COMPLETED tilaan.

Maksu- ja arvopäätökset

Tilaan INITIAL mennään kun päätösluonnos syntyy. Teknisesti tämä kirjaus tehdään takautuvasti vasta kun luonnos hyväksytään. Tilaan DECIDING mennään kun päätösluonnos hyväksytään. Tilaan COMPLETED mennään kun päätös on lähetetty suomi.fi kautta tai merkitty käsin postitetuksi.

Tuen päätökset

Tilaan INITIAL mennään kun päätösluonnos luodaan. Tilaan PREPARATION mennään kun valmistelija siirtää päätöksen käsittelijälle. Tilaan DECIDING mennään kun käsittelijä hyväksyy/hylkää päätöksen. Tilaan COMPLETED mennään kun päätöksestä on luotu pdf ja se on laitettu lähtemään kuntalaiselle.

Pedagogiset asiakirjat

Tilaan INITIAL mennään kun asiakirja luodaan. Tilaan COMPLETED mennään kun asiakirja siirtyy valmis-tilaan. Jos valmis-tilassa oleva asiakirja palautetaan aiempaan tilaan, perutaan myös asianhallinnallinen tilasiirtymä COMPLETED tilaan.

Arkistointi

todo