Varaukset, läsnäolot ja poissaolot

Johdanto

Evakassa lapsella on läsnäolovarauksia (alla varauksia), läsnäolototeumia (alla läsnäoloja) ja poissaoloja. Näistä syntyy toisinaan monimutkaisiakin yhdistelmiä, sillä esimerkiksi läsnäolo ja poissaolo eivät ole aina toisensa poissulkevia. Lapsi on esimerkiksi voinut olla yhden päivän aikana läsnä esiopetuksessa, mutta poissa liittyvästä varhaiskasvatuksesta. Tai lapsi voi olla paikalla esiopetuksessa vain hyvin lyhyen aikaa, jolloin läsnäoloajasta huolimatta merkitään myös esiopetuspoissaolo, koska oppivelvollisuuden seuraamisen näkökulmasta lapsi ei saanut esiopetusta riittävästi. Varaukset ja läsnäolot ovat ensisijaisesti operatiiviseen tasoon ja työvuorosuunnitteluun liittyviä käsitteitä, kun taas poissaolot ovat ensisijaisesti laskutukseen ja raportointiin liittyviä. Tulevia varauksia ja poissaoloja merkitsevät ensisijaisesti huoltajat mikäli mahdollista, toteumia vain henkilökunta.

Varauksella on alku- ja loppuaika. Normaalisti varauksia on yhtenä päivänä vain yksi, mutta vuorohoitolapsilla voi olla kaksi. Heidän yön yli menevät varauksensa merkitään kahdessa osassa, joista ensimmäinen loppuu 23:59 ja toinen alkaa 00:00. Mikäli lapsella on sijoituksena pelkkä esiopetus tai kerho, niin varauksia ei koskaan merkitä vaan lapsen odotetaan noudattavan säännöllistä aikaa (fixed schedule) ja olevan poissa toimintakauden ulkopuolella sekä opetustaukoina, kuten joululoma ja hiihtoloma (term break).

Läsnäolot toimivat muuten samalla tavalla, mutta niitä voi olla yhtenä päivänä useampikin mikäli lapsi poistuu välissä esim. käymään lääkärissä.

Poissaololla on tyyppi (ks. alla) sekä kategoria, joka kertoo kohdistuuko poissaolo maksuttomaan toimintaan (esiopetus, valmistava, kerho, 5-vuotiaiden ilmainen osuus) vai maksulliseen toimintaan (varhaiskasvatus, liittyvä/täydentävä varhaiskasvatus, 5-vuotiaiden ilmaisen osan ylittävä varhaiskasvatus). Lapsen sijoitustyypistä riippuu voivatko poissaolot kuulua yhteen kategoriaan vai molempiin. Saman kategorian poissaoloja voi samana päivänä olla lapsella vain yksi. Poissaololla on aina myös syy, jolla voi olla vaikutus laskutukseen.

Poissaolotyypit

• Muu poissaolo
• Sairaus
• Suunniteltu poissaolo (vuorotyö, sopimuksen mukainen, tms. kunnan käytännöistä riippuen)
• Ilmoittamaton poissaolo
• Maksuton päivä
• Vanhempainvapaa
• Kesäajan maksuton poissaolo
• Ilmoittamaton päivystystysajan poissaolo

Kaikki poissaolotyypit eivät ole käytössä kaikissa kunnissa.

Kuntalaisen tekemät merkinnät

Kuntalainen voi merkitä lapselle varauksia ja poissaoloja. Kunkin viikon varauskalenteri lukkiutuu konfiguroitavissa olevana ajanhetkenä (esim. edellisen viikon maanantaina klo 18:00), jonka jälkeen kuntalainen ei voi enää tehdä varauksia kyseisen viikon päiville.

Poissaoloa merkitessä kuntalainen voi valita poissaolotyypin rajatuista vaihtoehdoista. Oletuksena valittavat tyypit ovat muu poissaolo ja sairaus, mutta konfiguraatiolla voi mahdollistaa suunnitellun poissaolon merkitsemisen vuorohoitoyksikön lapsille. Jos lapsen palveluntarpeessa on sopimuspäivät, lukkiutumattomalle ajalle merkittyjen muu poissaolo -merkintöjen tyypiksi vaihdetaan automaattisesti suunniteltu poissaolo.

Poissaoloja voi merkitä myös lukkiutuneelle ajalle, mutta ei menneisyyteen (pl henkilökunnan merkitsemät). Kun kuntalaisen merkitsee poissaolon lukitulle ajalle, säilyy myös mahdollinen varaus. Ei-lukitun ajan osalta varaus poistuu. Kuntalainen ei voi poistaa lukkiutuneen ajan poissaolomerkintöjä. Kuntalainen ei voi poistaa tai muuttaa henkilökunnan tekemää poissaolomerkintää.

Loma-ajan vaikutus kuntalaisen tekemiin merkintöihin

Pääkäyttäjä voi luoda eVakaan loma-aikoja, jotka rajoittavat kuntalaisten mahdollisuuksia merkitä varauksia ja poissaoloja. Loma-aikaan liittyy kyselyaikaväli, jolloin varauksia voi tehdä, ja jolloin kuntalaiselle näytetään kehotus tehdä loma-ajan varaukset. Ideana on, että toiminnassa saadaan riittävästi etukäteen tietoon kuntalaisten läsnä- ja poissaolopäivät kapasiteetin varmistamiseksi esim. syys- tai joululomalla.

Ennen kyselyn aukeamista kuntalaiset eivät voi tehdä loma-ajalle mitään merkintöjä. Kyselyn auettua kuntalaiset voivat luoda lapsille vain läsnä-merkintöjä ilman kellonaikoja sekä poissa-merkintöjä. Kyselyn sulkeuduttua kuntalainen voi muuttaa läsnä-merkintöjä merkinnöiksi joissa on tarkat saapumis- ja lähtemisajat. Läsnä-päiviä voi myös muuttaa poissaolopäiviksi, mutta poissaoloja ei voi enää muuttaa varauksiksi (henkilökunta voi muuttaa poissaolon varaukseksi).

Mikäli lapsi ei ole ollut varhaiskasvatuksessa kyselyaikana, tai jos lapsen sijoituksessa on katkos kesken loma-ajan, kuntalainen voi tehdä lapselle merkintöjä ilman rajoituksia.

Loma-aikakyselyt

Evaka tukee erityyppisiä loma-aikakyselyitä. Kyselytyypeistä voi olla käytössä vain yksi.

• Esimääritellyt vaihtoehdot (oletus)
• Avoin kysely (feature flagin takana)

Oletuskyselyssä pääkäyttäjä määrittää vaihtoehdot, joista kuntalainen voi valita lapselleen maksuttoman poissaolon.

Avoimessa kyselyssä pääkäyttäjä määrittää valittavana olevan aikavälin ja poissaolon pituuden raja-arvon. Kuntalainen voi valita yhden tai useamman vapaavalintaisen poissaolovälin lapselleen. Mikäli valinnan pituus ylittää pääkäyttäjän kyselyyn määrittämän raja-arvon, muodostuu vastauksesta maksuton poissaolo. Muussa tapauksessa vastauksesta muodostuu tavallinen poissaolo.

Poissaolojen syntyminen päivän läsnäoloajasta

Lapsen sijoitustyypistä ja läsnäoloajoista voidaan päätellä tarvitseeko merkitä poissaolo ja kumpaan kategoriaan vai molempiin. Alla kuvataan logiikka kullekin sijoitustyypille, milloin kumpaankin kategoriaan tulee poissaolo.

Esiopetus

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä esiopetusaikana (oletus 9-13) alle 60 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaoloa ei voi merkitä
• Esiopetuskauden ulkopuolella ja opetustaukojen aikana poissaoloja ei merkitä

Esiopetus ja liittyvä varhaiskasvatus / Esiopetuksen kerho

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä esiopetusaikana (oletus 9-13) alle 60 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 15 min ennen esiopetusaikaa ja alle 15 min sen jälkeen
• Esiopetuskauden ulkopuolella ja opetustaukojen aikana käytetään samaa logiikkaa kuin varhaiskasvatussijoituksella

Valmistava opetus

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä opetusaikana (oletus 9-14) alle 60 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaoloa ei voi merkitä
• Esiopetuskauden ulkopuolella ja opetustaukojen aikana poissaoloja ei merkitä

Valmistava opetus ja liittyvä varhaiskasvatus

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä opetusaikana (oletus 9-14) yhteensä alle 60 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 15 min ennen opetusaikaa ja alle 15 min sen jälkeen
• Esiopetuskauden ulkopuolella ja opetustaukojen aikana käytetään samaa logiikkaa kuin varhaiskasvatussijoituksella

Varhaiskasvatus / Osapäiväinen varhaiskasvatus / Tilapäinen kokopäiväinen varhaiskasvatus / Tilapäinen osapäiväinen varhaiskasvatus / Esiopetukseen liittyvä varhaiskasvatus (ilman esiopetusta) / Valmistavaan opetukseen liittyvä varhaiskasvatus (ilman valmistavaan opetusta)

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaoloa ei voi merkitä
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 15 min

5-vuotiaiden varhaiskasvatus / 5-vuotiaiden osapäiväinen varhaiskasvatus

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 15 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 4h 15 min

Koululaisten vuorohoito

• Maksuttoman toiminnan (NONBILLABLE) poissaolo merkitään, jos lapsi on läsnä alle 15 min
• Maksullisen toiminnan (BILLABLE) poissaoloa ei voi merkitä

Kerho

• Poissaoloja ei päätellä koska kerhoissa ei käytetä varauksia eikä läsnäoloaikoja

Lasten läsnäolojen automaattinen katkaiseminen

Auki jääneet läsnäolot katkaistaan yöllisessä ajossa ja lähtöajaksi asetetaan 12 h lapsen saapumisajasta. Automaattikatkaistu merkitään *- asteriksilla. Tämä ei koske vuorohoidossa olevia lapsia paitsi jos sijoitus on päättynyt kyseiseen yksikköön eli läsnäolo unohtui auki (vara)sijoituksen viimeisenä päivänä.

Henkilökunnan läsnäolot

Toisin kuin lapsilla, henkilökunnan läsnäolojen tietomallissa alku- ja loppuaika voivat olla eri päivinä, joten yön yli menevistä ei tule tietokantaan kahta riviä.

Henkilökunnan läsnäolojen automaattinen katkaiseminen

Avoimiksi jääneet sisäänkirjautumiset kirjataan ulos yöllisessä automaattioperaatiossa. Jos kirjaus on tyyppiä koulutus tai muu työ ja alkuaika osuu työvuorosuunnitelmarivin sisään, päätetään se suunniteltuna päättymisaikana. Muuten mikäli sisäänkirjautumisesta on yli 12 tuntia, asetetaan päättymisajaksi 12 tuntia sisäänkirjautumisesta.

Vuorohoito, toimintapäivät, toiminta-ajat

Yksikölle asetetaan toimintapäivät ja -ajat. Huoltaja voi tehdä varauksia/poissaoloja vain näiden sisällä.

Jos on rastittu "Yksikkö tarjoaa ilta- ja vuorohoitoa", tällöin yksikkö näkyy haussa vuorohoitoyksikkönä ja yksikölle on määriteltävä myös vuorohoidon toimintapäivät ja -ajat. Näiden on oltava vähintään yhtä laajat kuin normaalien aikojen. Mikäli lapsen palveluntarpeessa on merkitty vuorohoito, saa huoltaja palveluntarpeen voimassaoloaikana tehdä varauksia ja merkitä poissaoloja myös laajempien vuorohoidon aukioloaikojen puitteissa.

Mikäli vuorohoitolapselle on merkitty varauksia/poissaoloja normaalien aukioloaikojen ulkopuolelle (viikonlopulle), jonka jälkeen palveluntarpeesta poistetaan vuorohoito, ei näitä varauksia/poissaoloja kuitenkaan peruta automaattisesti, vaan ne voidaan tarvittaessa poistaa henkilökunnan toimesta.

Pyhäpäivät

Normaalisti yksiköt eivät ole auki pyhäpäivinä. Mikäli vuorohoitoyksiköllä on rastittu "Vuorohoito on auki myös pyhäpäivinä", on yksikkö kuitenkin auki niille lapsille, joiden palveluntarpeessa on merkitty vuorohoito.

Tilapäinen vuorohoito (feature flagin takana)

Jos lapsen palveluntarpeessa on asetettu tilapäinen vuorohoito, voi huoltaja tehdä varauksia/poissaoloja 24/7 riippumatta yksikön toimintapäivistä/ajoista. Jos varaus menee yksikön toiminta-aikojen ulkopuolelle, näytetään yksikön kalenterissa varoitus, joka ohjaa yksikön johtajaa tekemään lapselle varasijoituksen toiseen yksikköön, jossa on riittävät aukioloajat.